Thực hiện kế hoạch số 76/KH-VKS ngày 13/01/2023 về việc thực hiện khâu đột phá về ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số của Viện KSND tỉnh Nghệ An, Phòng 15 đã xây dựng chương trình ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số để triển khai đồng bộ nhiều biện pháp, cách làm tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác chuyên môn. Một trong số đó là nghiên cứu sử dụng các tính năng trên phần mềm Microsoft Word và Microsoft Excel trong công tác nghiệp vụ.

Thứ nhất, sử dụng chức năng trộn văn bản “Start Mail Merge” trong Microsoft Word kết hợp với việc tạo bảng trong Microsoft Excel

Với chức năng, nhiệm vụ được giao, Phòng 15 thường xuyên phải rà soát, tổng hợp và tham mưu cho Lãnh đạo Viện trong việc thực hiện chế độ nâng bậc lương thường xuyên, nâng bậc lương trước thời hạn và nâng phụ cấp thâm niên nghề đối với công chức và người lao động trong Viện KSND tỉnh Nghệ An hai cấp.

Sau khi rà soát, tổng hợp, tham mưu danh sách được nâng lương thường xuyên, nâng lương trước hạn, nâng phụ cấp thâm niên nghề, Phòng 15 tham mưu soạn thảo các Quyết định trên trình Lãnh đạo Viện ban hành theo quy định, do đó, Phòng 15 sử dụng chức năng trộn văn bản “Start Mail Merge” để từ một bảng số liệu, dữ liệu excel sẽ soạn thảo ra được đồng loạt tất cả các Quyết định với thông tin chính xác trong cùng một thời điểm, giúp tiết kiệm thời gian.

- Bước 1: Lập danh sách những công chức cần ra quyết định lương với các nội dung đầy đủ cụ thể.

- Bước 2: Tạo bảng dữ liệu để thực hiện trộn văn bản (yêu cầu có đầy đủ thông tin về  Căn cứ ban hành Quyết định, họ tên, chức vụ, chức danh, đơn vị, hệ số đang hưởng, hệ số được nâng....).

- Bước 3: Soạn thảo Quyết định lương theo mẫu đối với nội dung nâng lương phù hợp với loại Quyết định cần làm.

- Bước 4: Sử dụng chức năng “Mailings” của phần mềm soạn thảo văn bản Word: Mailings –> Start Mail Merge –> Step by Step Mail Merge.

- Bước 5: Trong chức năng Mailings, chọn bảng dữ liệu trộn đã tạo ở Bước 2 để sử dụng thông tin, bằng cách kích chuột “Step 1of 6”.

Bước 4	Bước 5

- Bước 6: Tiếp tục chọn vào “Next: Select recipients” tại “Step 2 of 6” và chọn vào “Browse..” tại “Step 3of 6”, rồi tìm bảng trộn đã tạo ở bước 2 như hình rồi kích chuột vào “Open”.

Sau khi Bảng trong File lưu dữ liệu hiện ra, kích chuột vào “Ok”

- Bước 7: Ở “Step 3 of 6” tiếp tục kích chuột vào “Next: Write your letter”. Tại “Step 4 of 6” lần lượt đặt con trỏ chuột vào các chỗ tương ứng để điền thông tin cần thiết vào từng mục trên Quyết định, ví dụ ở đoạn văn bản “Số: ...” (Số Quyết định) ta làm như sau: Đặt con trỏ vào sau chữ “Số”, “chọn More item”…

- Bước 8: Kích chuột vào “So QD” -> “Insert” -> “Close”.

Bước 7

Bước 8

- Bước 9: Tiếp tục điền các thông tin cần có trong Quyết định tương tự như Bước 8 đối  với: căn cứ ra Quyết định, họ tên, chức vụ, chức danh, đơn vị, ngạch lương,....và kích chuột “Next Preview your letter” “Next: Complete the Merge”.

- Bước 12: Kích chuột “Edit Individual letters”, “All” và “Ok” và hoàn tất toàn bộ các Quyết định muốn soạn thảo.

Thứ hai, sử dụng các hàm trong Microsoft Excel

Đối với việc theo dõi thời gian tham mưu ban hành các Thông báo nghỉ hưu, Quyết định nghỉ hưu, đơn vị đã sử dụng các hàm tính tuổi nghỉ hưu của công chức. Theo đó, từ ngày 01/01/2021 độ tuổi nghỉ hưu đối với Nam và Nữ đã được tăng lên, tuổi nghỉ hưu của người lao động trong điều kiện lao động bình thường là đủ 60 tuổi 03 tháng đối với lao động nam và đủ 55 tuổi 04 tháng đối với lao động nữ; sau đó, cứ mỗi năm tăng thêm 03 tháng đối với lao động nam cho đến khi đủ 62 tuổi vào năm 2028 và cứ mỗi năm tăng thêm 04 tháng đối với lao động nữ cho đến khi đủ 60 tuổi vào năm 2035. Ngoài ra, theo quy định về thôi việc và thủ tục nghỉ hưu đối với công chức thì trước 06 tháng và trước 03 tháng tính đến thời điểm nghỉ hưu của công chức, đơn vị quản lý công chức phải lần lượt ban hành Thông báo hưu, Quyết định nghỉ hưu.

- Bước 1: Tạo bảng phụ để xác định độ tuổi nghỉ hưu của Nam, Nữ theo Nghị định số 135/2020/NĐ-CP ngày 18/11/2020 và đặt tên là “Tuổi nghỉ hưu”

Độ tuổi nghỉ hưu đối với Nam

Độ tuổi nghỉ hưu đối với Nữ

- Bước 2: Để tính số tuổi của công chức nghỉ hưu, đặt con trỏ chuột tại vị trí “Số tuổi” và sử dụng hàm sau:

=IF(F14="",VLOOKUP(G14,'Tuổinghỉhưu'!$B$15:$E$29,3,1),VLOOKUP(F14,'Tuổi nghỉ hưu'!$B$6:$E$14,3,1))

Nếu F14 là ô trống (tức là công chức đó là Nữ) thì ra kết quả là VLOOKUP(G14,'Tuổinghỉhưu'!$B$15:$E$29,3,1), nếu ô có ký tự (tức là công chức đó là Nam) thì sẽ kết quả là VLOOKUP(F14,'Tuổi nghỉ hưu'!$B$6:$E$14,3,1).

Để ra kết quả số tuổi nghỉ hưu đối với công chức là Nữ ta dùng hàm VLOOKUP(G14,'Tuổinghỉhưu'!$B$15:$E$29,3,1). Trong đó:

VLOOKUP là tên hàm.

G14 là ngày tháng năm sinh của công chức Nữ dùng để làm giá trị dò tìm đối với bảng phụ đã tạo ở Bước 1.

'Tuổinghỉhưu'!$B$15:$E$29 là bảng chứa dữ liệu dò tìm.

(Bảng chứa dữ liệu dò tìm phải cố định cột, hàng bằng F4 và được chọn bằng cách mở file chứa bảng phụ ở bước 1 và chọn vùng dữ liệu từ ô B15 đến E29)

“Số tuổi” nằm ở cột số 3 trong bảng phụ đã tạo, nên tại hàm VLOOKUP sẽ điền là 3.

1 là kiểu dò tìm tương đối.

Tương tự là VLOOKUP(F14,'Tuổi nghỉ hưu'!$B$6:$E$14,3,1) để tìm số tuổi nghỉ hưu của công chức là Nam.

Để tìm số tháng nghỉ hưu của công chức tương tự ta sẽ đặt con trỏ chuột vào vị trí “Số tháng” và dùng hàm:

=IF(F14="",VLOOKUP(G14,'Tuổinghỉhưu'!$B$15:$E$29,4,1),VLOOKUP(F14,'Tuổi nghỉ hưu'!$B$6:$E$14,4,1))

“Số tháng” nằm ở cột số 4 trong bảng phụ đã tạo, nên tại hàm VLOOKUP sẽ điền là 4.

Để tính ngày nghỉ hưu của công chức, đặt con trỏ chuột vào ô ngày nghỉ hưu và sử dụng hàm:

=IF(F14="",DATE(YEAR(G14)+H14,MONTH(G14)+I14+1,DAY(1)),DATE(YEAR(F14)+H14,MONTH(F14)+I14+1,DAY(1)))

Nếu công chức đó là Nữ thì ngày nghỉ hưu là:

“DATE(YEAR(G14)+H14,MONTH(G14)+I14+1,DAY(1)”

 Nếu công chức đó là Nam thì ngày nghỉ hưu là:

“DATE(YEAR(F14)+H14,MONTH(F14)+I14+1,DAY(1)”

(Lấy ngày tháng năm sinh của công chức cộng với số tuổi, số tháng nghỉ hưu. Do ngày nghỉ hưu là ngày đầu của tháng tiếp theo, nên chọn ngày nghỉ hưu là ngày “01”, tháng nghỉ hưu sẽ là tháng sinh + số tháng nghỉ hưu + “1”).

Để tính ngày ban hành Thông báo nghỉ hưu đối với công chức ta sử dụng hàm:

=DATE(YEAR(J14),MONTH(J14)-6,DAY(J14))

Để tính ngày ban hành Quyết định nghỉ hưu đối với công chức, ta sử dụng hàm:

=DATE(YEAR(J14),MONTH(J14)-3,DAY(J14))

- Bước 3: Copy và paste đối với những công chức còn lại.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số là nhiệm vụ quan trọng của ngành Kiểm sát nhân dân và Viện KSND tỉnh Nghệ An. Quá trình thực hiện nhiệm vụ, Lãnh đạo, công chức Phòng 15 không ngừng nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác chuyên môn nghiệp vụ mà ở đây là nghiên cứu ứng dụng các phần mềm tin học giúp nâng cao hiệu quả, chất lượng trong công việc. Ngoài việc sử dụng các tính năng trên Microsoft Word và Microsoft Excel, Phòng 15 còn sử dụng nhiều công cụ tin học khác trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Có thể thấy, việc ứng dụng công tin phục vụ công tác chuyên môn giúp giảm thời gian làm việc, tăng độ chính xác trong công việc từ đó tăng tính hiệu quả trong công tác tham mưu. Do đó, Lãnh đạo Phòng 15 luôn quán triệt đến toàn bộ công chức trong đơn vị phải tiếp tục nâng cao trình độ, kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác chuyên môn nghiệp vụ để đáp ứng được yêu cầu công việc ngày càng cao trong ngành Kiểm sát nhân dân./.