Xuất phát từ thực tiễn công tác soạn thảo văn bảo là một công tác đòi hỏi, yêu cầu sự tỉ mỉ, cẩn thận, tuân thủ nghiêm ngặt về mặt hình thức và nội dung, nhất là đối với những quyết định, văn bản tố tụng, báo cáo, công văn... dùng trong công việc, đôi khi, những lỗi sai nhỏ trong hình thức, nội dung của văn bản cũng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng các văn bản được ban hành. Nhằm hạn chế những sai sót trong khâu công tác này, chiều ngày 28/7/2025, bộ phận văn phòng Viện KSND Khu vực 12 đã giới thiệu tới toàn thể cán bộ, công chức của đơn vị ứng dụng phương pháp Checklist trong công tác soạn thảo văn bản.

 Công chức của đơn vị thuyết trình về phương pháp Checklist

          Checklist (danh sách kiểm tra) là một danh sách các công việc, tiêu chí hoặc bước cần thực hiện, nhằm đảm bảo không bỏ sót bất kỳ điều gì khi trong quá trình thực hiện một nhiệm vụ hoặc công việc. Sử dụng checklist trong công việc sẽ giảm thiểu sai sót, đảm bảo tính chính xác, tăng sự chuyên nghiệp, hiệu quả và tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân công, kiểm tra, giám sát, đánh giá công việc.

Cụ thể, trước khi ban hành bất kỳ văn bản nào, công chức của đơn vị cũng phải tuân thủ đầy đủ, đúng thứ tự các bước kiểm tra (checklist) như sau:

1. Kiểm tra hình thức của văn bản

- Xác định đúng mẫu của văn bản (báo cáo, công văn, quyết định tố tụng...)

- Khổ giấy của văn bản (Khổ A4 210x297mm)

- Căn lề văn bản (Trái 3cm – Phải 2cm – Trên 2cm – Dưới 2cm)

- Font chữ (Times New Roman), cỡ chữ, giãn dòng, kiểu chữ (hoa, thường, in đậm, in nghiêng) (chú ý Quốc hiệu, tiêu ngữ, tên cơ quan, tổ chức ban hành)

- Tiêu đề, trích yếu của văn bản

- Việc kẻ ngang dưới tên cơ quan ban hành, quốc hiệu, tiêu ngữ và tên văn bản.

- Dãn dòng trong văn bản (Giữa quốc hiệu tiêu ngữ sử dụng dãn dòng đơn

- Đối với các văn bản tố tụng thì phải tuân thủ nghiêm túc theo biểu mẫu đã ban hành.

- Việc đánh số trang của văn bản (ở phía trên, chính giữa và bỏ đánh số trang đầu)

2. Kiểm tra nội dung của văn bản:

- Nội dung có phù hợp với hình thức của văn bản không

- Ngôn ngữ sử dụng có phù hợp không

- Kiểm tra số liệu, thông tin về địa danh, tên người, ngày, tháng, năm, căn cứ ban hành quyết định (điểm, Khoản, Điều...)

Công cụ tìm kiếm và thay thế Replace (Ctrl + H), Find (Ctrl +F) rất hữu ích trong khâu này.

- Tính logic của văn bản.

- Kiểm tra chính tả (Đối với những văn bản không phải văn bản mật, công chức có thể kiểm tra chính tả bằng công cụ kiểm tra chính tả trên Google Docs, ấn tổ hợp phím Ctrl + Alt + X)

3.  Kiểm tra trước khi ban hành

- Kiểm tra nơi nhận.

- Kiểm tra việc ký tên, đóng dấu (đóng dấu lên chữ ký, dấu treo, dấu giáp lai...)

- Vào số và ký hiệu văn bản, địa danh, ngày, tháng, năm ban hành.

- Các văn bản sau khi được ban hành phải được lưu theo đúng quy định.

Công chức đơn vị thực hiện các bước kiểm tra văn bản theo Checklist

Việc tiến hành kiểm tra văn bản theo Quy trình các bước (Checklist) có thể gây khó khăn ban đầu đối với những người chưa được làm quen với hình thức này, tuy nhiên, đây là một phương pháp rất hữu hiệu để hạn chế sai sót, đảm bảo tính quy chuẩn, thống nhất khi xây dựng và ban hành văn bản nói chung và văn bản tố tụng nói riêng. Kết quả, trong thời gian 03 tháng thí điểm áp dụng, bộ phận văn phòng của đơn vị đã từng bước khắc phục, giảm tới 90% các sai sót, vướng mắc thường xuyên gặp phải trong quá trình soạn thảo và ban hành các văn bản.