Thực hiện hướng dẫn của Viện trưởng Viện KSND tối cao về hướng dẫn thực hiện Hệ thống quản lý án và thống kê án dân sự, hôn nhân và gia đình, kinh doanh thương mại, lao động, hành chính, phá sản doanh nghiệp (sau đây gọi tắt là phần mềm Quản lý án dân sự, hành chính); Kế hoạch công tác hàng năm của Viện KSND tỉnh Nghệ An; thời gian qua, việc cập nhật án vào phần mềm quản lý án dân sự, hành chính đã được Phòng 10 VKS Tỉnh thực hiện theo đúng hướng dẫn của Ngành, đảm bảo đầy đủ, chính xác, kịp thời.  Đồng thời, đơn vị cũng đã phối hợp tốt với các cơ quan, phòng ban liên quan và các đơn vị VKS cấp huyện trong việc cập nhật và quản lý phần mềm quản lý án dân sự, hành chính nói riêng và các ứng dụng, phần mềm trong ngành Kiểm sát nhân dân như hệ thống văn bản quản lý và điều hành, hệ thống thư điện tử, phần mềm thống kê..., góp phần tích cực và hiệu quả trong hoạt động của các đơn vị VKS hai cấp tỉnh Nghệ An.

Tuy nhiên, quá trình triển khai thực hiện, đơn vị nhận thấy vẫn còn gặp một số vấn đề khó khăn, vướng mắc như sau:  

Thứ nhất, hiện nay, hệ thống phần mềm và các tính năng của phần mềm về cơ bản đã cập nhật tương đối đầy đủ các chỉ tiêu nghiệp vụ của Ngành, việc nhập án đầy đủ vào phần mềm đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, chỉ đạo, điều hành, thống kê báo cáo và theo dõi, kiểm tra được dễ dàng, thuận tiện hơn, đáp ứng yêu cầu về tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số. Tuy nhiên, quá trình thực hiện có một số chỉ tiêu nghiệp vụ được đưa vào để theo dõi, tổng hợp báo cáo thống kê nhưng chưa được cập nhật vào phần mềm như chỉ tiêu kiểm sát Thông báo trả lại đơn khởi kiện hoặc chưa tách phần Vụ án với vụ việc; một số dữ liệu trong Báo cáo được chiết xuất từ phần mềm hiện tại chưa chính xác số liệu theo kỳ thống kê báo cáo như số cũ, tổng thụ lý, số tạm đình chỉ (cộng dồn)... nên các báo cáo thống kê vẫn phải được làm riêng theo phương thức thủ công và nhập dữ liệu thủ công theo quy định.

Thứ hai, việc nhập án vào phần mềm mặc dù đã được Lãnh đạo VKS hai cấp quan tâm, chỉ đạo, thường xuyên, đôn đốc, nhắc nhở, định kỳ Văn phòng tổng hợp VKS Tỉnh ban hành các thông báo rút kinh nghiệm trong việc nhập án và thực hiện chế độ thống kê báo cáo... Tuy nhiên, thực tiễn thời gian qua, vẫn còn một số cán bộ, Kiểm sát viên được phân công phụ trách khâu công tác này chưa thực sự phát huy hết tinh thần trách nhiệm, nhập án chưa đầy đủ hoặc cập nhật thiếu các thông tin (như số, ngày ban hành quyết định, bản án, nội dung quyết định) hoặc cập nhật không chính xác theo các trường dữ liệu của phân mềm (như phân loại vụ việc, tên đương sự), chưa thống nhất quản lý hồ sơ vụ án bằng Mã số vụ án dẫn đến khó khăn trong việc kiểm tra, theo dõi.

 Thứ ba, ở một số đơn vị, do số lượng biên chế về cán bộ, Kiểm sát viên không đủ nên cùng lúc phải kiêm nhiệm nhiều khâu công tác khác nhau, và với khối lượng công việc ngày càng lớn nên thường không thể cập nhật thường xuyên vào phần mềm ngay sau khi nhận được thông báo thụ lý, hồ sơ vụ án, bản án, quyết định của Tòa án; hoặc việc nhập án được giao cho một cán bộ phụ trách công tác tham mưu tổng hợp của đơn vị nên việc nhập án thường để đến cuối kỳ báo cáo (tháng/quý) mới nhập vào phần mềm. Dẫn đến cùng kỳ sẽ có nhiều lượng truy cập vào Phần mềm để thực hiện việc nhập án, đối chiếu, rà soát, kiểm tra nên Phần mềm dễ bị quá tải, bị lỗi hoặc đường truyền chậm ảnh hưởng đến kết quả nhập án và việc truy cập, sử dụng Phần mềm chung.

Thứ tư, theo hướng dẫn của VKSND tối cao và dựa vào chức năng của Phần mềm cho phép, việc quản lý các vụ án, vụ việc trên Phần mềm và hồ sơ vụ án phải thực hiện bằng Mã số vụ án nhằm đảm bảo không bị trùng hoặc sai sót như đối với quản lý theo Tên vụ án, thông báo thụ lý... Tuy nhiên, thực tế qua theo dõi, vẫn còn một số đơn vị đã nhập án đầy đủ nhưng do không thống nhất việc quản lý vụ án bằng Mã số vụ án mà vẫn quản lý vụ án bằng Tên vụ án nhưng cách đặt tên không thống nhất, không ghi rõ tên nguyên đơn/người khởi kiện và bị đơn/người bị kiện mà chỉ ghi quan hệ tranh chấp hoặc trong quá trình nhập tên bị sai chính tả nên gây khó khăn cho công tác nhận án của Phòng nghiệp vụ. Sau khi nhập vào Phần mềm, vụ án được cập nhật Mã số vụ án nhưng một số cán bộ nhập án không ghi lên bìa hồ sơ vụ án, không cập nhật danh sách vụ án đã nhập, đã thụ lý theo Mã số vụ án để tổng hợp, theo dõi, từ đó sẽ gây khó khăn cho việc quản lý, đối chiếu, kiểm tra, nhất là phục vụ việc quản lý đối với án Chuyển/ nhận, án có kháng cáo, kháng nghị hoặc rà soát, kiểm tra những vụ án đã lâu năm... Vì thế nên có một số vụ án VKS cấp huyện đã nhập, đã chuyển Phòng 10 nhưng không truy nhập được là do không nhập chính xác tên vụ án, quan hệ tranh chấp, tên các bên đương sự và không quản lý theo Mã vụ án.

Ngoài ra, việc Tòa án chậm gửi Thông báo thụ lý, bản án, quyết định cho Viện kiểm sát cũng dẫn đến việc nhập án vào Phần mềm có nhiều khó khăn, chậm trễ, nhất là đối với những vụ án đình chỉ, tạm đình chỉ...

              Để tháo gỡ được những khó khăn, bất cập nêu trên, nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý án thông qua phần mềm Quản lý án dân sự, hành chính của VKS hai cấp tỉnh Nghệ An, đơn vị đưa ra một số ý kiến, giải pháp và kiến nghị đề xuất như sau:

         Thứ nhất, VKSND tối cao và đơn vị cung cấp phần mềm cần tiếp tục rà soát, bổ sung, hoàn thiện các chức năng của Phần mềm quản lý án theo hướng bổ sung những chỉ tiêu, dữ liệu còn thiếu; điều chỉnh các Biểu mẫu trong Phần mềm đảm bảo chính xác số liệu trong Báo cáo được chiết xuất từ Phần mềm quản lý án, thống nhất với các Biểu mẫu trong Phần mềm thống kê nhằm hạn chế sai lệch về số liệu và giảm tải thời gian, công việc cho cán bộ, Kiểm sát viên cũng như đáp ứng yêu cầu về ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số trong giai đoạn hiện nay.

          Thứ hai, các đơn vị tiếp tục tăng cường hơn nữa việc theo dõi, kiểm tra công tác cập nhật án vào Phần mềm quản lý án. Ngoài việc thường xuyên nhắc nhở, đôn đốc việc nhập án thì Lãnh đạo VKS cấp huyện/Phòng nghiệp vụ có thể kiểm tra, theo dõi bằng việc trực tiếp đăng nhập hệ thống theo tên đăng nhập đã được cấp để nắm thông tin tình hình thụ lý, giải quyết án và các thông tin khác có liên quan đến quản lý án dân sự, hành chính của đơn vị để kịp thời đôn đốc, nhắc nhở việc cập nhật, quản lý án trong Phần mềm của cán bộ, Kiểm sát viên của đơn vị mình hoặc VKS cấp dưới, góp phần nâng cao hiệu quả khâu công tác kiểm sát việc giải quyết các vụ án hành chính, vụ việc dân sự, hôn nhân gia đình, kinh doanh thương mại, lao động và những việc khác theo quy định pháp luật trong thời gian tới.

Cán bộ, Kiểm sát viên được phân công cần tăng cường hơn nữa tinh thần trách nhiệm trong công tác nhập án, nhập đầy đủ số lượng, kịp thời, chính xác các thông tin vào hệ thống một cách thường xuyên và kịp thời ngay sau khi thụ lý, giải quyết, tránh trường hợp để đến cuối các kỳ báo cáo (tháng/quý) mới cập nhật một lần, nhằm hạn chế sai sót hoặc quá tải cho Phần mềm. Ngoài việc nhập thông tin, các đơn vị cần thường xuyên kiểm tra, đối chiếu số liệu, các danh sách, phụ lục của báo cáo tháng, quý, 6 tháng, năm… với dữ liệu đã nhập vào Phần mềm để thực hiện việc nhập cho đầy đủ, chính xác nói chung.

Thứ ba, thống nhất việc quản lý hồ sơ vụ án (hồ sơ giấy) theo Mã số vụ án. Sau khi nhập án vào Phần mềm cần ghi Mã số vụ án lên Bìa hồ sơ vụ án; đồng thời, tổng hợp vào file Excel để theo dõi, quản lý việc thụ lý, giải quyết các vụ án và thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu, trích xuất theo từng kỳ thống kê, báo cáo và từng năm.

          Thứ tư, tiếp tục tăng cường công tác bồi dưỡng, tập huấn, hướng dẫn cho cán bộ, Kiểm sát viên về công tác quản lý, sử dụng phần mềm quản lý án dân sự, hành chính nói riêng và các phần mềm, ứng dụng về công nghệ thông tin được sử dụng trong ngành Kiểm sát nhân dân nói chung. Thường xuyên tổng hợp, chia sẻ kinh nghiệm, cách làm hay, biện pháp hiệu quả các đơn vị trong toàn Ngành để trao đổi, học hỏi, rút kinh nghiệm chung, góp phần hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ trọng tâm về tăng cường ứng dụng CNTT và chuyển đổi số trong ngành KSND, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao về công tác chuyên môn nghiệp vụ cũng như yêu cầu về chuyển đổi số mạnh mẽ như giai đoạn hiện nay.

           Trên đây là những khó khăn, vướng mắc và một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả đối với Hệ thống quản lý án và thống kê án dân sự, hôn nhân và gia đình, kinh doanh thương mại, lao động, hành chính, phá sản doanh nghiệp (Phần mềm Quản lý án dân sự, hành chính) mà Phòng 10 VKSND tỉnh Nghệ An muốn trao đổi và chia sẻ nhằm thực hiện khâu công tác này tốt hơn trong thời gian tới.

                        Tổ tuyên tuyền - Phòng 10

Viện KSND tỉnh Nghệ An