Viện kiểm sát nhân dân huyện Tương Dương tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong việc lập phiếu kiểm sát quyết định thi hành án dân sự
Phiếu kiểm sát là một loại
văn bản được sử dụng nhiều nhất trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Kịp thời, nhanh
chóng và chính xác chính là một trong những tiêu chí quan trọng khi lập phiếu,
tuy nhiên, trong quá trình lập phiếu, việc lặp đi lặp lại mốt số thao tác là
không thể tránh khỏi. Hàng
tháng, VKSND huyện Tương Dương nhận được khoảng hơn 100 quyết định thi hành án
dân sự từ Chi cục THADS cùng cấp chuyển qua. Thời điểm Viện KSND nhận được quyết
định Thi hành án, công chức nghiệp vụ cần đọc kĩ, ra soát vi phạm cũng như việc
xem xét việc ban hành quyết định thi hành án có tuân thủ quy định của luật hay
không. Lượng phiếu kiểm sát nhiều dẫn đến việc cán bộ nghiệp vụ tốn thời gian
và công sức cho những hành động đơn giản, lặp đi lặp lại.
Thực hiện kế hoạch số 2556/KH-VKS ngày
29/12/2023, của Viện KSND tỉnh Nghệ An về việc ứng dụng công nghệ thông tin và
chuyển đổi số năm 2024, tiếp thu ý kiến chỉ đạo của cấp trên, Lãnh đạo Viện
KSND huyện Tương Dương thường xuyên chỉ đạo công chức trong đơn vị tìm tòi, sử dụng kiến
thức về công nghệ thông tin để áp dụng trong công tác nghiệp vụ. Qua quá trình
làm việc, Viện KSND huyện Tương Dương nhận thấy tính năng Mail merge trong MS
WORD có thể được sử dụng giải quyết khó khăn nêu trên.
Mail merge (hay còn gọi là chức năng trộn
thư) là 1 tính năng soạn thư hàng loạt trong Word. Chức năng này có thể tạo được
nhiều thư mời và giảm thiểu thời gian khi làm hợp đồng lao động, phiếu lương,
thư mời, thông báo, thư cảm ơn,…
Trong thực
tiễn, Mail merge đã được ứng dụng tại một số đơn vị trong và ngoài tỉnh, mỗi
đơn vị có một cách ứng dụng riêng và lĩnh vực mà các đơn vị sử dụng cũng khác
nhau, tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế, khó khăn chưa được nêu ra. Chính vì vậy,
trong bài viết này, ngoài cách tiếp cận khác đối với các nghiên cứu trước thì
bài viết sẽ tiếp cận tính năng trên theo hướng chỉ dẫn sử dụng cũng như đề cập
giải pháp nâng cao nhằm giải quyết một số khó khăn trong quá trình ứng dụng
mail merge.
A.
Cách
hoạt động của mail merge trong MS word:
Các văn bản có cùng mẫu sẽ có một phần nội
dung được sử dụng lặp đi lặp lại, các phần khác là các số liệu hoặc thông tin
tương ứng với từng trường hợp khác nhau.
Cách hoạt động của Mail
Merge trong MS WORD
Thay vì
phải thao tác gõ thủ công vào từng văn bản, các giá trị có tính chất không cố định
có thể linh động thay đổi dựa vào nguồn dữ liệu là file excel, và đó chính là
tính năng của Mail Merge mà bài viết đề cập.
Mail
merge sử dụng hệ thống các biến số, biến số đại diện cho các giá trị có thể
thay đổi.
B. Hướng
dẫn cách sử dụng Mail Merge.
Đối với
việc sử dụng Mail Merge, về cơ bản các bước sử dụng bao gồm:
- Bật chế độ Mailling trong Word
- Tham chiếu file word đang sử dụng đến 1 file
excel ( File excel này sẽ là nguồn dữ liệu để file word sử dụng)
- Thêm các “BIẾN SỐ” trong văn bản ( BIẾN SỐ
chính là các giá trị có thể thay đổi được)
Cụ thể,các
bước sẽ được thực hiện như sau:
B.1. Bất chế độ Mailling trong Word
Trong bước này, để thuận tiện cho việc sử
dụng về sau, chọn “Use an Exiting list” để chọn 1 File Excel đã có sẵn thay vì
chọn “Type a new list” ( Tạo 1 danh sách mới) hay “Choose from Outlook
Contract” (chọn các giá trị từ phần mềm Outlook)
B.2. Tham chiếu file word đang sử dụng đến 1
file excel ( File excel này sẽ là nguồn dữ liệu để file word sử dụng)
Điều hướng đến và chọn File
excel cần sử dụng có trong bộ nhớ máy tính
Chọn Sheet chứa các giá trị
cần dùng ( Bài viết sử dụng Sheet1)
B.3. Thêm các “biến số” trong văn bản ( BIẾN
SỐ chính là các giá trị có thể thay đổi được)
Tùy theo
từng loại giá trị, chọn “biến số” phù hợp, ví dụ:
Đối với mục
tên chấp hành viên cần điền, chọn biến số “chấp hành viên” trên thanh công cụ.
Kết
quả cho ra như sau:
Thực hiện tương tự với các giá trị còn lại, sẽ cho ra
kết quả như sau:
Tiếp
theo, xuất ra các thông tin hiển thị các kết quả được lấy từ file excel
Các kết quả được hiển thị:
B.4.Xuất,
in kết quả ra từng file:
C.
Một
số thao tác nâng cao:
C.1.
Sửa định dạng đối với các giá trị được hiển thị:
Trong quá trình sử dụng Mail merge, các
giá trị được hiển thị có thể không đúng theo dạng hoặc không đúng với quy ước,
ví dụ:
Đối với số tiền một triệu đồng, cần hiển
thị “1000,000” thay vì hiển thị “1000000” khi sử dụng tính năng trên.Hay việc ngày
tháng trong văn bản được hiển thị dựa trên số liệu trong excel, đối với ngày 6
tháng 5 năm 2022,trong một số trường hợp,
thay vì dạng đúng là 6/5/2022 thì ngày tháng trong văn bản lại được thể hiện
5/6/2022 (Tháng/ngày/năm).
Vì vậy, không chỉ dừng lại ở việc xử lý số
liệu thô, mà người sử dụng cần phải nắm được một số kiến thức để chính sửa các
dữ liệu thô đó có định dạng đúng như mong muốn.
Để
thực hiện việc chỉnh sửa trên, cần thưc hiện các bước như sau:
Để thay đổi cách hiển thị:
- Đối
với giá trị là số: Chỉnh sửa từ { MERGEFIELD Số_tiền} trở
thành {MERGEFIELD
Số_tiền \#0,000}, kết quả trả về sẽ thay đổi từ 1000000 trở thành 1,000,000
- Đối
với giá trị là ngày tháng: Chỉnh sửa {MERGEFIELD
Ngày_ra_Bản_án_quyết_định} trở thành {MERGEFIELD
Ngày_ra_Bản_án_quyết_định \@ "dd/MM/yyyy”}. Cụm từ “dd/MM/yyyy” được giải thích cụ thể là “ngày (có hai chữ số)/tháng (có 2 chữ số)/ năm (có 4 chữ số)
Ngoài ra có thể tham khảo các trường hợp
khác tại đường link sau hoặc sử dụng Google tìm kiếm:
https://helpdesk.readysetauction.com/knowledgebase/articles/1939183-how-to-format-a-mail-merge-field-in-ms-word
C.2.
Sử dụng các điều kiện để kiểm soát các nội
dung được hiển thị:
Phần mềm MS Word cung cấp cung cấp cho người
dùng những chức năng cơ bản khi sử dụng mail merge, ngoài ra, MS Word cũng cung
cấp nhiều tùy chọn sâu hơn trong quá trình sử dụng tính năng này ( người dùng cần
tách họ tên hoặc sử dụng điều kiện để đưa ra kết quả mà mình mong muốn.)
Ví dụ:
{IF { MERGEFIELD Vi_pham
} = “0” “Không có
vi phạm.” “có vi phạm” }
Đối với ví dụ trên: Vi_pham chính là biến số, trong File Excel
- Nếu
giá trị của Vi_pham = 0, phiếu kiểm sát sẽ hiển thị “Không có vi phạm”.
- Nếu
giá trị đó khác 0 thì phiếu kiểm sát hiển thị “ có vi phạm”.
Trên đây là cách thức hoạt động cũng như kỹ
năng sử dụng cơ bản và một số kiến thức nâng cao của việc ứng dụng Mail merge để
hỗ trợ trong công tác thực hiện nhiệm vụ.
D.
Lợi
ích, khó khăn trong việc áp dụng mail merge
D.1.
Lợi ích:
Việc sử dụng mail merge trong lập phiếu kiểm sát giúp tiết kiệm thời gian,
giảm thiểu sức người phải bỏ ra
+ Hỗ trợ cán bộ nghiệp vụ trong quá trình
tổng hợp vi phạm, hỗ trợ trong việc lập sổ thụ lý quyết định về thi hành án dân
sự.
+ Nâng cao kiến thức về Công nghệ thông
tin, nhất là các kỹ năng sử dụng các phần mềm văn phòng.
Tróng thời gian vừa qua, thay vì sử dụng 01 buổi làm
việc đến 01 ngày làm việc để có thể viết ra các phiếu kiểm sát thì cán bộ nghiệp
vụ chỉ cần 01 đến 03 tiếng để hoàn thành số phiếu kiểm sát cũng như việc nhập sổ
đối với mỗi lần Chi cục THADS chuyển quyết định về thi hành án tới Viện kiểm
sát.
D.2.
Khó khăn:
- Khó
thao tác hơn việc sử dụng những kỹ năng cơ bản, đòi hỏi sự kiên trì đối với người
sử dụng
+ Gặp một số lỗi
trong quá trình sử dụng, và một trong những lỗi này đòi hỏi nhiều công sức và
thời gian tìm hiểu để sửa chữa.
- Giải
pháp: Đối với các khó khăn trên, yêu cầu người sửa lỗi cần phải tìm hiểu, vì vậy,
cần có cán bộ có kiến thức chuyên môn và sử dụng thành thạo chức năng trên,
ngoài ra, đã sử dụng chức năng này trong thời gian dài để tích lũy đủ kinh nghiệm
và sẵn sàng hỗ trợ các công chức khác trong quá trình sử dụng.
E. Kết luận:
Ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số
là nhiệm vụ quan trọng trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, vì vậy, Lãnh đạo,
công chức Viện KSND huyện Tương Dương không ngừng tìm tòi, nghiên cứu ứng dụng
công nghệ thông tin vào công tác chuyên môn nghiệp vụ giúp nâng cao hiệu quả,
chất lượng trong công tác. Ngoài việc sử dụng các tính năng trên phần mềm văn
phòng, Viện KSND huyện Tương Dương còn sử dụng nhiều công cụ tin học khác phục
vụ cho các công việc hằng ngày, thể hiện rõ nét việc thực hiện khâu đột phá này
của đơn vị.
|
Lê
Duy An
Viện KSND huyện Tương Dương
|
|
|