Sơ đồ tư duy tên tiếng Anh còn gọi là “mind map”, là một cách hình thức hóa các thông tin dạng văn bản thành các hình ảnh, hệ thống trực quan, sinh động và dễ hiểu. Chúng được coi như một loại đồ thị hay một phương pháp ghi chú ngắn gọn, súc tích nhưng đầy đủ thông tin và rất dễ tiếp cận. Sơ đồ tư duy là công cụ hỗ trợ, giúp cho Kiểm sát viên thuận lợi trong việc nghiên cứu, báo cáo án, trích dẫn, sử dụng các chứng cứ, tài liệu để tranh tụng tại phiên tòa; giúp cho lãnh đạo dễ nắm bắt được nội dung cũng như quan điểm đề xuất giải quyết vụ án.

Ứng dụng sơ đồ tư duy cũng là một trong những biện pháp nhằm triển khai thực hiện chỉ thị số 03/CT-VKSTC ngày 17/5/2021 của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao về việc tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, thúc đẩy chuyển đổi số trong ngành kiểm sát nhân dân.

Sau đây chúng tôi chia sẻ một số phương pháp, cách làm trong việc xây dựng sơ đồ tư duy làm báo cáo giải quyết vụ án dân sự.

I. Số hóa hồ sơ vụ án dân sự:

1. Chuẩn bị tài liệu, chứng cứ để số hóa hồ sơ vụ án dân sự:

Phân loại tài liệu thành các nhóm tài liệu để dễ dàng nghiên cứu, tổng hợp, phân tích chứng cứ, tài liệu trong quá trình trích xuất tài liệu số hóa:

2. Sắp xếp và số hóa hồ sơ vụ án:

Thực hiện việc số hóa hồ sơ vụ án theo nội dung công văn số 636/VKSTC-C2 ngày 22/9/2019 của Viện kiểm sát nhân dân tối cao hướng dẫn phần mềm số hóa hồ sơ vụ án.

Chúng ta làm lần lượt theo các bước sau để số hóa hồ sơ:

Bước 1: Scan Văn bản tố tụng, tài liệu, chứng cứ bằng phần mềm scan, kết xuất file âm thanh, hình ảnh, video vào máy tính thành từng nhóm.

Bước 2: Đăng nhập vào phần mềm số hóa hồ sơ, thực hiện theo Hướng dẫn của Công văn số 636/VKSTC-C2 ngày 22/9/2019 của Viện kiểm sát nhân dân tối cao hướng dẫn phần mềm số hóa hồ sơ vụ án để thêm mới hồ sơ vụ án

Bước 3: Xuất file từ phần mềm số hóa để thực hiện cho mục đích Báo cáo án bằng sơ đồ tư duy.

II. Xây dựng báo cáo án bằng sơ đồ tư duy vụ án dân sự:

1. Nghiên cứu hồ sơ, tiến hành xây dựng báo cáo đề xuất giải quyết vụ án dân sự:

Không phải vụ án dân sự nào cũng cần thiết xây dựng báo cáo án bằng sơ đồ tư duy. Đối với những vụ án đơn giản, ít đương sự, nội dung tranh chấp… thì việc xây dựng sơ đồ tư duy là không cần thiết, nhiều khi còn lãng phí. Chỉ nên xây dựng báo cáo bằng sơ đồ tư duy đối với những vụ án có nhiều đương sự, nội dung phức tạp, có nhiều dữ liệu mà nếu không tổng hợp khoa học, logic dễ gây nhầm lẫn cho người đọc. Để tóm tắt nội dung vụ án một cách khoa học và tiết kiệm thời gian, chúng ta làm theo tuần tự các bước sau:

Bước 1: Mở phần mềm số hóa, đăng nhập và trích xuất tài liệu từ phần mềm số hóa ra máy tính cá nhân (thực hiện theo nội dung Công văn số 636/VKSTC-C2 ngày 22/9/2019 của Viện kiểm sát nhân dân tối cao).

Bước 2: Phân loại nhóm hồ sơ tài liệu, và nghiên cứu kỹ hồ sơ vụ án.

Bước 3: Xác định và ghi chú thông tin chính, quan trọng, chi tiết và có hệ thống.

Bước 4: Hệ thống lại các thông tin phụ từ các thông tin chính.

Bước 5: Lựa chọn loại sơ đồ, vẽ sơ đồ chi tiết

Bước 6: Hoàn thiện, hiệu chỉnh sơ đồ sao cho dễ nhìn, dễ hiểu, có tính ứng dụng cao.

Lưu ý: Việc lựa chọn từ khóa hay còn gọi là keyword là yếu tố quyết định dẫn đến việc báo cáo án có diễn tả đầy đủ và chính xác nội dung vụ án hay không.

2. Cách xây dựng sơ đồ tư duy cơ bản gồm có 5 bước.

Bước 1: Xác định từ khóa, chủ đề, đề tài:

Để xác định từ khóa, chủ đề và đề tài, chúng ta bám sát nội dung báo cáo đề xuất giải quyết vụ án dân sự sơ thẩm theo Mẫu số  35/DS Ban hành Theo QĐ số 410/QĐ-VKSTC ngày 25 tháng  11 năm 2021, gồm có 3 mục như sau:

Mục I: Nội dung vụ án:

Mục 2: Quá trình giải quyết vụ án:

Mục 3: Quan điểm của công chức nghiên cứu:

Như vậy chủ đề chính của Báo cáo đề xuất gồm 3 chủ đề phụ như trên:

Chúng ta tiến hành xác định các chủ đề phụ từ chủ đề chính theo sơ đồ dưới đây

Bước 2, Vẽ chủ đề ở trung tâm sơ đồ:

Lựa chọn chủ đề ở trung tâm sơ đồ là tên quan hệ tranh chấp và tên đương sự đầu vụ để thuận tiện cho việc tra cứu và phân loại quan hệ. Ví dụ: Vụ án tranh chấp, chia di sản thừa kế và hủy quyết định cá biệt giữa nguyên đơn Lý Văn A và bị đơn Nguyễn Thị B thì tên chủ đề trung tâm là “Thừa kế - NĐ: Lý Văn A và BĐ: Nguyễn Thị B“

Tại giao diện chính của phần mềm Xmind, bạn sẽ thấy các dạng cấu trúc sơ đồ bao gồm: Mind Map (sơ đồ tư duy), Org Chart (sơ đồ tổ chức), Tree Chart (Sơ đồ dạng cây), Timeline (Mốc thời gian), Matrix (Bảng tính), Fishbone (xương cá). Sau đó, bạn có thể chọn vào loại sơ đồ bạn muốn sử dụng và nhấn vào nút Create bên dưới. Lưu ý: Đối với báo cáo đề xuất vụ án dân sự, chúng ta lựa chọn dạng sơ đồ Mind Map để vẽ. Sau khi chọn vào loại sơ đồ bạn muốn sử dụng chúng ta nhấn vào nút Create.

Bước 3, Vẽ các chủ đề phụ

Ở bước này, chúng ta tiến hành lựa chọn chủ đề phụ để vẽ. Ví dụ: Đối với Mục I. Nội dung vụ án, các chủ đề phụ sẽ là: Đơn khởi kiện; Lời khai của đương sự; Ý kiến cơ quan nhà nước; Tài liệu chứng cứ;

Ngay góc trên trình tạo sơ đồ, bạn sẽ thấy thanh công cụ Topic dùng để thêm mới chủ đề. Sau khi tiến hành thêm các chủ đề phụ chúng ta sẽ được biểu sau:

          Bước 4: Vẽ các nhánh cấp 2, cấp 3, v.v...

          Từ các chủ đề phụ như đơn khởi kiện, lời khai của đương sự, v.v... chúng ta tiếp tục vẽ các nhánh cấp 2, 3. Ví dụ:

          Đối với đơn khởi kiện có các nhánh cấp 2, 3 như sau: Ngày nộp đơn, người nộp đơn, nội dung đơn, yêu cầu đương sự, v.v...

          Đối với lời khai của đương sự, người làm chứng các nhánh 2, 3 như sau: Nguyên đơn, Bị đơn, Người có quyền lợi nghĩa vụ liên quan, người làm chứng, v.v...

Bước 5: Vẽ hình, từ khóa để minh họa cho các tiêu đề và nhánh

Đây là bước quan trọng để có thể xây dựng được sơ đồ tư duy báo cáo đề xuất giải quyết vụ án, đòi hỏi Kiểm sát viên phải nghiên cứu kỹ hồ sơ, xác định các từ khóa, các tài liệu chứng cứ quan trọng để chèn vào các nhánh cấp 2, 3, làm sao có sự chặt chẽ, logic, đảm bảo cấu trúc của một báo cáo đề xuất giải quyết vụ án dân sự đúng theo mẫu của Viện KSND tối cao ban hành.

Lưu ý: Chỉ lựa chọn các từ khóa đại diện cho các nội dung thông tin đưa vào các khung, hình trên sơ đồ tư duy, trong mỗi khung hình chỉ nên đưa không quá 5 – 7 ký tự để giúp người đọc dễ dàng ghi nhớ và theo dõi sơ đồ, đối với các tài liệu cần thiết có sự so sánh cần note vào các ảnh và chèn vào sơ đồ để dễ hiểu.

Trong trường hợp có quá nhiều nội dung cần chuyển tải vào một nhánh thì chúng ta vẽ một sơ đồ tư duy con rồi ghép vào sơ đồ tư duy chính, ví dụ đối với nhánh phụ “nội dung đơn khởi kiện” là nhánh có nhiều nội dung, chúng ta tách ra để vẽ thành một sơ đồ con rồi ghép ảnh vào sơ đồ tư duy chính. Kiểm sát viên sử dụng thanh công cụ Insert/New Sheet from topic để tách sơ đồ tổng thành các sơ đồ nhỏ và bổ sung các nội dung chi tiết (nếu cần).

Đối với các chứng cứ bắt buộc sử dụng hình ảnh, ví dụ: hồ sơ địa chính, Giấy CNQSDĐ, Sơ đồ xem xét thẩm định tại chỗ, v.v... kiểm sát viên đính kèm các file ảnh, file PDF để minh họa thông qua công cụ Insert/Attachment hoặc Insert/Picture

III. Một số công cụ hỗ trợ việc xây dựng sơ đồ tư duy đối với vụ án dân sự:

1. Phần mềm chuyển hình ảnh hoặc file PDF sang file Word:

Quá trình giải quyết vụ án, có đôi khi cần phải trích xuất dữ liệu từ file đã được số hóa, để lấy nội dung nhanh mà vẫn đảm bảo tuân thủ Quyết định số 247/QĐ-VKSTC ngày 06/8/2021 của Viện trưởng VKSND tối cao ban hành Quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong việc xây dựng, tạo lập, quản lý văn bản, tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước thuộc VKSND. Kiểm sát viên sử dụng phần mềm ABBYY Finereader 15. Cách để chuyển file hình ảnh hoặc file PDF thành file Word thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn Open in OCR Editor --> Chọn đến file PDF cần Chuyển đổi. (Hoặc chọn các cách chuyển đổi bên dưới đều được)

Bước 2: Chờ chuyển đổi hoàn tất sau đó nhấn File à Save As à Microsoft Word Document

Đặc điểm nổi bật của phần mềm ABBYY Finereader 15 là tối ưu hóa xử lý tài liệu bằng nhiều tác vụ bao gồm, chuyển đổi, chỉnh sửa trực tiếp, hiệu chỉnh, chỉnh sửa bố cục trên mọi loại tài liệu trong cùng một quy trình, và quan trọng là phần mềm đảm bảo việc bảo mật do không cần sử dụng mạng internet.

2. Áp dụng Smart Art trong Word để vẽ đường thời gian (hay còn gọi là time line):

Việc áp dụng Smart Art thường được dùng trong trường hợp kiểm sát viên cần tóm tắt diễn biến hành vi, sự việc theo trình tự thời gian với mục đích cần làm rõ thời điểm áp dụng pháp luật điều chỉnh hoặc diễn biến hành vi sự việc. Ví dụ: xác định thời điểm mở thừa kế: Thì đối với thời điểm mở thừa kế trong vụ án chia di sản thừa kế cần chú ý một số thời điểm sau:

Thời điểm nộp đơn khởi kiện; Mốc thời gian luật điều chỉnh có hiệu lực; Thời điểm người có tài sản chết; Thời điểm chết của các hàng thừa kế và những người có liên quan khác.

Các bước vẽ time line lần lượt như sau: 1. Tại mục Insert nhấp chọn Smart Art à 2. Lựa chọn Process trong hộp thoại Smart Art. à 3. Nhập chọn sơ đồ dạng Basic Timeline. à 4. Điền các dữ liệu từ lời khai của đương sự vào ô type your text here. à 5. Xem xét, chỉnh sửa lại nội dung và bôi màu các mốc quan trọng.

3. Sử dụng sơ đồ hình cây để vẽ hàng thừa kế và diện thừa kế các vụ án chia di sản thừa kế

Xây dựng hàng thừa kế và diện thừa kế là một nội dung quan trọng trong vụ án chia di sản thừa kế, để xây dựng sơ đồ các hàng thừa kế và diện thừa kế đơn giản thì chúng ta áp dụng Smart Art trong Word để vẽ sơ đồ cơ bản.

Các bước tiến hành lần lượt là :

1. Liệt kê các hàng thừa kế và diện thừa kế, à 2. Đánh nội dung mình muốn cho vào sơ đồ, sử dụng phím Tab để phân nhánh nội dung à 3. Vào mục Home -> Chọn Insert -> SmartArt -> Chọn sơ đồ phù hợp trong Hyerachy (Organization Chart)à 4. Trong thư mục Type your text here, copy nội dung mình muốn cho vào. à 5. Hiệu chỉnh màu sắc với các diện thừa kế cho phù hợp.

          Trên đây chúng tôi đã chia sẻ một số nội dung liên quan đến việc ứng dụng sơ đồ tư duy vào công tác kiểm sát việc giải quyết các vụ án dân sự. Cùng với xu hướng chuyển đổi số chung của ngành kiểm sát, yêu cầu tinh giản biên chế, trong bối cảnh số lượng vụ việc ngày càng tăng thì đây là một trong những cách thức, biện pháp cần được khuyến khích để nhằm nâng cao chất lượng công tác kiểm sát giải quyết các vụ việc dân sự, đáp ứng yêu cầu cải cách tư pháp trong thời gian tới./.

Nguyễn Như Ý

Phòng 9 – Viện KSND tỉnh Nghệ An