Ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) và chuyển đổi số đang ngày càng đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong sự phát triển của tất cả các lĩnh vực đời sống, kinh tế, xã hội, chính trị ở nước ta. Nhận thức rõ điều này, Đảng, Nhà nước ta đã và đang thực hiện mạnh mẽ chủ trương ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước. Thời gian qua, Ngành Kiểm sát nhân dân đã bám sát các quan điểm chỉ đạo của Đảng và Nhà nước, đề ra các giải pháp cụ thể để tăng cường ứng dụng CNTT và thúc đẩy chuyển đổi số, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác. Trong công tác quản lý cán bộ, song song với việc sử dụng, quản lý hồ sơ giấy của công chức, người lao động thì Phần mềm quản lý nhân sự là công cụ hữu hiệu để xây dựng hệ thống dữ liệu về công chức, người lao động giúp cơ quan quản lý nắm được một cách tổng thể và chính xác nhất tình hình nguồn nhân sự, tiết kiệm được thời gian, công sức trong việc tìm kiếm các dữ liệu liên quan đến nhân sự.  

Ngành Kiểm sát nhân dân đã triển khai, sử dụng Phần mềm quản lý nhân sự từ năm 2011. Sau gần 10 năm thực hiện, bên cạnh những ưu điểm, Phần mềm này còn nhiều tồn tại hạn chế, chưa phát huy được hiệu quả như mong muốn. Do đó, năm 2020, Viện KSND tối cao đã triển khai sử dụng phần mềm quản lý nhân sự mới với tên gọi là “Hệ thống quản lý nhân sự ngành Kiểm sát nhân dân”.

Xác định vai trò, ý nghĩa quan trọng của phần mềm quản lý nhân sự, Viện KSND tỉnh Nghệ An đã kịp thời triển khai áp dụng tại đơn vị. Giai đoạn đầu, đơn vị đã triển khai cho công chức, người lao động tự kê khai thông tin cá nhân theo mẫu và trên cơ sở đó đơn vị tiến hành nhập thông tin vào phần mềm quản lý nhân sự. Giai đoạn thứ hai, sau khi nhập đầy đủ thông tin theo bản tự kê khai của công chức và sử dụng phần mềm một thời gian, thấy rằng các thông tin còn  thiếu và nhiều sai sót do cá nhân công chức và người lao động kê khai không chính xác, không đầy đủ. Do vậy, Phòng Tổ chức cán bộ đã triển khai việc nhập phần mềm trên cơ sở Hồ sơ công chức và người lao động, đồng thời thường xuyên cập nhật các thông tin thay đổi, phát sinh hàng năm. Giai đoạn thứ ba, áp dụng cập nhật, điều chỉnh thông tin, sử dụng phần mềm quản lý nhân sự mới do Viện KSND tối cao triển khai năm 2020.

Tại Viện KSND tỉnh Nghệ An hiện nay có 11 đơn vị cấp phòng và 21 đơn vị Viện KSND cấp huyện. Tổng biên chế tính đến ngày 01/5/2023 là 324 biên chế/tổng 365 biên chế được giao; 70 người lao động ký hợp đồng theo Nghị định 68/2000/NĐ-CP của Chính phủ. Do vậy, hiện tại có 394 hồ sơ công chức, người lao động đang công tác cần phải quản lý, chưa kể hồ sơ cán bộ đã nghỉ hưu. Việc sử dụng Phần mềm quản lý nhân sự đã góp phần quan trọng trong xây dựng hệ thống dữ liệu về công chức, người lao động, giúp đơn vị nắm được một cách tổng thể và chính xác tình hình cán bộ, công chức; tiết kiệm được thời gian, trong việc tìm kiếm các dữ liệu liên quan đến nhân sự. Việc khai thác phần mềm đã hỗ trợ đơn vị trong việc thiết lập Báo cáo chất lượng nguồn nhân sự, trích xuất các thông tin về công chức và người lao động như: Lý lịch 2C, quá trình nâng lương, quá trình công tác...

Bên cạnh những thuận lợi, kết quả đạt được, trong quá trình sử dụng, Viện KSND tỉnh gặp phải những khó khăn vướng mắc như:

Đối với Phần mềm quản lý nhân sự cũ, đơn vị đã tổng hợp một số hạn chế đề nghị Viện KSND tối cao khắc phục như: chưa cập nhật thông tin về bộ máy khi sắp xếp, đổi tên, bổ sung các đơn vị cấp phòng, Viện KSND cấp huyện; do kết cấu chưa hợp lý, kết cấu rời rạc nên việc nhập thông tin rất mất nhiều thời gian; thường xuyên xảy ra các lỗi như: không cho nhập thông tin, nhập hoặc thay đổi thông tin nhưng không được lưu; giao diện trình bày phức tạp, gây khó khăn khi tiếp cận sử dụng…  Những tồn tại, hạn chế này dẫn đến hiệu quả khai thác, sử dụng phần mềm vẫn chỉ trên cơ sở đối chiếu, kiểm tra thông tin cán bộ, công chức mà chưa trích xuất được các thống kê, báo cáo.

Đối với Phần mềm quản lý nhân sự mới, qua thời gian đầu sử dụng, Viện KSND tỉnh Nghệ An nhận thấy một số bất cập như:

1. Việc kế thừa các thông tin từ phần mềm cũ chuyển sang phần mềm mới rất ít và không chính xác. Do đó, việc nhập phần mềm gần như được thực hiện lại từ đầu.

2. Tất cả hồ sơ công chức nghỉ hưu, nghỉ việc đã được lưu trữ trong phần mềm cũ không được chuyển sang phần mềm mới.

3. Thiếu dữ liệu trong Danh sách trích ngang:

- Trong tab “Biên chế hợp đồng”: Loại hình biên chế Hợp đồng: đều để mặc định: Biên chế hành chính (trong khi tại phần mềm cũ, Người lao động đều được cập nhật là Hợp đồng 68);

- Trong tab “Công tác”: Quá trình “Bổ nhiệm chức vụ, chức danh” không tách biệt ra khỏi quá trình “Công tác”, và khi vào mục “Quá trình công tác” không xem được số Quyết định, ngày ban hành Quyết định và các thông tin khác về việc bổ nhiệm chức vụ chức danh, mặc dù tại Phần mềm cũ đã được nhập đầy đủ trong “Quá trình bổ nhiệm”;

4. Sai dữ liệu:

- Trong Danh sách trích ngang, mục “Biên chế, hợp đồng”: Ngày tuyển dụng chính thức của công chức, người lao động: đều mặc định là ngày “31/12/2019”, trong khi ngày tuyển dụng của cán bộ đã được cập nhật đầy đủ, chính xác trong phần mềm cũ.

5. Trong phần Quản lý hồ sơ –> Hồ sơ cán bộ công chức viên chức –> Cây hồ sơ đơn vị: Không có mục “Bổ nhiệm, bổ nhiệm lại” riêng so với mục “Công tác” gây khó khăn trong quá trình theo dõi, trích xuất thông tin;

6. Tại Danh sách Hồ sơ cán bộ: Khi xuất Excel: không có thông tin quan trọng như ngày vào Ngành, ngày vào Đảng, ngày bổ nhiệm, ngày bổ nhiệm lại..;

7. Sau khi nhập mới thêm hồ sơ cán bộ:

- Nghiệp vụ: Khi có Quyết định điều động, bổ nhiệm đối với công chức phải thực hiện hai thao tác: nhập nghiệp vụ điều động trước, nhập thông tin bổ nhiệm sau (không có tab để nhập được cùng lúc);

- Ở mục Chỉnh sửa hồ sơ –> Lương, phụ cấp:

+ Quá trình lương mới: Mã ngạch Kiểm tra viên là “22.218” nhưng trong phần mềm đang để mã ngạch “32012”;

+ Trong tab “Lương, phụ cấp” Thời gian giữ bậc để được xét nâng một bậc lương thường xuyên khi có đủ điều kiện  đối với các ngạch và các chức danh là có sự khác nhau: Ví dụ: Đối với chức danh Cơ yếu, Kế toán viên trung cấp, đối với công chức tập sự, sinh con trong thời gian tập sự ... tuy nhiên hệ thống không có Tab để nhập thông tin tính thời điểm nâng lương lần sau cho chính xác với các quy định về nâng lương.

Những vướng mắc nêu trên đã được Viện KSND tỉnh Nghệ An tổng hợp và báo cáo Vụ 15 Viện KSND tối cao qua những đợt kiểm tra dữ liệu và đánh giá chức năng Phần mềm quản lý nhân sự trong ngành Kiểm sát nhân dân. Đến thời điểm hiện tại, những bất cập trên cơ bản đã được chỉnh sửa, các tính năng đã phù hợp hơn, tuy nhiên còn có một số điểm sau cần được hoàn thiện thêm:

1. Đối với “Ngày tuyển dụng”, loại hình “Biên chế hành chính/ hợp đồng” thì phần mềm vẫn chưa khắc phục được nên đơn vị vẫn phải cập nhật lại.

2. Trong thao tác “Nghiệp vụ” -> “Nghiệp vụ bổ nhiệm lại chức vụ/chức danh” -> “Danh sách đã thực hiện bổ nhiệm lại”: Thông tin không được cập nhật;

3. Sau khi nhập Quyết định điều động, tiếp nhận hồ sơ điều động hoàn tất, hệ thống không hiển thị thể hiện đúng số lượng hồ sơ thực tế tại các đơn vị ở “cây đơn vị” đẫn đến việc khó theo dõi;

4. Sau khi nhập nghiệp vụ bổ nhiệm “Kiểm sát viên trung cấp”, thì bị mất quá trình bổ nhiệm “Kiểm tra viên chính” trong tab “Quá trình công tác”;

5. Tại mục Báo cáo:

- Báo cáo chất lượng công chức: Khi trích xuất không hiển thị những thông tin tương ứng trong Biểu mẫu số 01 - Báo cáo số lượng, chất lượng công chức theo chức danh hàng năm gửi Viện KSND tối cao theo yêu cầu.

- Những thông tin đã từng trích xuất được trong phần mềm cũ thì hiện tại ở phần mềm mới không trích xuất được như: Thống kê người giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý; chức danh; trình độ ngoại ngữ, tin học,…

Để nâng cao hiệu quả quản lý đội ngũ công chức, người lao động, Phần mềm quản lý nhân sự trong ngành Kiểm sát nhân dân nên được bổ sung, thay đổi một số tính năng, khắc phục những bất cập nêu trên. Đồng thời, trong quá trình cập nhật thông tin lên hệ thống phần mềm nên có giải pháp để thực hiện chuyển dữ liệu lên phần mềm cùng một lúc đối với nhiều cá nhân để tiết kiệm thời gian, không phải nhập từng quyết định, từng thông tin đối với từng người (Vì đã có bảng Excel có sẵn các thông tin ví dụ như: tên, đơn vị, hệ số lương, phụ cấp thâm niên nghề, kết quả đánh giá xếp loại hàng năm, số, ngày tháng của Quyết định...đối với số lượng lớn công chức, người lao động theo từng kỳ nâng lương, nâng phụ cấp thâm niên nghề, đánh giá xếp loại cuối năm hoặc các đợt bổ nhiệm chức vụ, chức danh…).

Với vai trò quan trọng cũng như yêu cầu, nhiệm vụ của việc ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số trong công tác, trong thời gian tới, mong rằng Hệ thống quản lý nhân sự ngành Kiểm sát nhân dân sẽ được cải thiện, để việc ứng dụng phần mềm trong công tác quản lý hồ sơ là phương pháp hiệu quả, thật sự hữu ích, phục vụ đắc lực cho công tác quản lý cán bộ nói chung và việc quản lý, trích xuất thông tin cán bộ nói riêng./.