Trong việc thực hiện công tác chuyên môn nghiệp vụ, việc sử dụng máy photocopy là một việc không thể thiếu. Tuy nhiên, cùng với sự phát triển của khoa học và công nghê, máy photocopy được trang bị thêm nhiều chức năng, nó còn có thể là máy in, máy scan, máy fax với hiệu suất và chất lượng cao. Việc khai thác hiệu quả máy photocopy sẽ đem lại nhiều tiện ích, thậm chí thay thể được cả máy in, máy scan, giải phóng không gian trên bàn làm việc, tiết kiệm kinh phí mua sắm, sửa chữa của đơn vị. Chính vì lẽ đó, trong bài viết này, người viết sẽ hướng dẫn việc kết nối máy Photocopy thông qua mạng LAN để khai thác tối đa và hiệu quả chức năng của loại máy này.

1. Những lợi ích.

          Viện KSND huyện Kỳ Sơn hiện nay đang được trang bị dòng máy Photocopy Ricoh IM 5000, đây là dòng máy trung cấp, có đầy đủ các chức năng tương tự nhiều dòng máy photocopy cùng phân khúc khác như: scan, photocopy, in ấn, fax, kết nối wifi, truy cập mạng Internet... Việc kết nối máy photocopy vào hệ thống mạng LAN giúp cho toàn thể cán bộ, công chức đang kết nối mạng LAN của đơn vị đều có thể sử dụng các tính năng của máy Photocopy từ xa.

          Mặt khác, máy photocopy có thể thực hiện in hai mặt với tốc độ cao, scan màu và gửi file scan thông qua hệ thống mạng LAN, tiện dụng và hiệu quả hơn rất nhiều với việc sử dụng loại máy in phổ thông thông thường như Canon LBP2900, máy scan... giảm thiểu rất nhiều thời gian khi in ấn hoặc khi scan hồ sơ tài liệu phục vụ công tác số hóa hồ sơ.

          2. Cách kết nối máy Photocopy vào hệ thống mạng LAN.

          Hầu hết các máy in đều có thể được kết nối mạng LAN, song đối với các dòng máy đời cũ, chúng chỉ được trang bị cồng Ethernet chứ không thể kết nối thông qua Wifi, khiến cho việc kết nối qua cáp Ethernet trở nên rườm rà, nhưng điều này có thể được khắc phục thông qua việc trang bị thêm 01 bộ Repeater wifi và kết nối với máy Photocopy thông qua cổng Ethernet của chính Repeater này.

          Dưới dây Viện KSND huyện Kỳ Sơn sẽ hướng dẫn việc kết nối máy photocopy dòng Ricoh IM 5000 vào mạng LAN như sau:

          Bước 1:

          Đối với dòng máy có thể kết nối bằng Wifi, vào Sytem Settings, chọn Network/Interface.

Tại mục MLP Network Interface Settings, chọn Wifi Connection.

Tại Control Panel: Wireless LAN, chọn Wifi. Chọn On ở Wifi và kết nối vào wifi của đơn vị (các máy tính và máy photocopy phải kết nối chung với 01 mạng Wifi mới có thể kết nối với nhau được)

Nhập mật khẩu wifi để đăng nhập

          Kiểm tra địa chỉ IP của máy photocopy tại Machine/Control panel Information, chọn About Control Panel, chọn Status, địa chỉ IP của máy photocopy được hiển thị như sau:

Địa chỉ IP của máy được hiển thị là 192.168.1.3

          Kiểm tra xem máy tính đã kết nối được với máy Photocopy chưa bằng cách nhấn tổ hợp phím Windows + R, gõ cmd, ấn OK để mở ứng dụng Command Prompt trên Window.

          Tại Command Pompt gõ lệnh ping <địa chỉ IP của máy>, nếu kết quả trả về như dưới đây thì máy photocopy đã được kết nối với hệ thống mạng LAN.

Đối với dòng máy không trang bị kết nối wifi, có thể sử dụng 1 repeater và kết nối với máy Photocopy thông qua cổng Ethernet. Tại màn hình làm việc chính, chọn check status để lấy địa chỉ IP của máy.

Địa chỉ IP của máy là 192.168.1.21

Bước 2: Cài Driver máy photocopy cho máy tính.

Truy cập vào trang chủ của nhà sản xuất để tải driver: https://support.ricoh.com/bb/html/dr_ut_e/apc/model/mp40/mp40.htm?lang=en

Chọn driver phù hợp với hệ điều hành và tải xuống (ở đây người viết chọn bản PCL 6 Driver chạy trên hệ điều hành Windows 11). Giải nén tệp tin đã tải xuống, mở file đã giải nén, tìm và mở tập tin RV_Setup.exe để cài driver. Màn hình sẽ hiển thị như sau:

 Chọn Agree và Go to next để sang bước cài đặt tiếp theo.

Chọn Network và next, hệ thống sẽ kết nối với máy Photocopy thông qua mạng LAN, trường hợp hệ thống không tìm được và hiển thị như sau: 

          Chọn OK, hộp thoại sẽ biến mất, chọn Click if you can not find the device:

Một hộp thoại mới hiện ra, chọn Specify device IP adress, chọn Next:

Nhập địa chỉ IP của máy photocopy vào, sẽ hiện ra thiết bị, chọn next, hệ thống sẽ tự cài Driver.

Sau khi cài xong thì chọn Finish để kết thúc.

Lưu ý: Máy photocopy luôn phải ở trạng thái mở trong quá trình cài đặt, nếu máy Photocopy đang ở trạng thái Sleep hoặc Energy Saver, hệ thống sẽ báo lỗi không thể tìm được thiết bị.

Như vậy, sau khi cài đặt hoàn tất, tất cả máy tính trong đơn vị có cùng kết nối một mạng Wifi chung với máy Photocopy đề có thể sử dụng máy photocopy từ xa để in ấn, nhận file scan. Tùy với mỗi dòng máy Photocopy thì giao diện người dùng có thể khác nhau, tuy nhiên, về cơ bản, cách kết nối vào hệ thống mạng LAN có nguyên lý tương tự nhau. Mặc dù được trang bị tính năng kết nối Internet nhưng để đảm báo tính bảo mật của công việc, an toàn thông tin trên không gian mạng, người viết khuyến nghị không sử dụng tính năng này trên máy Photocopy và đơn vị nên thường xuyên thay đổi mật khẩu Wifi, ít nhất là 01 lần/ tháng.