Hiện nay, việc thống kê các chỉ tiêu hình sự còn thủ công và gặp nhiều khó khăn, sổ sách thụ lý còn bất cập, không thể đáp ứng được hết các chỉ tiêu của mỗi kỳ thống kê dẫn đến tốn kém về thời gian, đặc biệt trong công tác thống kê số liệu phục vụ các kỳ báo cáo chuyên đề.

Trong thời đại 4.0, việc quản lý, chỉ đạo, điều hành, việc thống kê các số liệu nếu chỉ thực hiện bằng biện pháp thủ công thì không đảm bảo được yếu tố sát sao, tốn kém thời gian trong khâu trích xuất dữ liệu. Chính vì vậy cần một giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin, để giúp việc cập nhật, theo dõi tiến độ giải quyết công việc cũng như dễ dàng hơn trong việc trích xuất các số liệu thống kê.

Nhận thấy việc sử dụng Microsoft Excel giúp ghi lại, trình bày các thông tin xử lý dưới dạng bảng, thực hiện tính toán và xây dựng các số liệu thống kê trực quan có nhiều tính năng ưu việt, việc lưu trữ sẽ không mất các kho đựng sổ sách, các dụng cụ hỗ trợ như trước đây. Người dùng có thể lưu trữ đám mây, lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử… Vừa đảm bảo gọn nhẹ, thuận tiện, chính xác và không mất nhiều thời gian. Vì vậy, đơn vị đã tự xây dựng bảng exel thụ lý án hình sự để thuận tiện trong việc cập nhật, theo dõi tiến độ giải quyết các vụ án hình sự từ năm 2021.

Cách xây dựng bảng exel:

Sau khi vào được một trang trống trong ứng dụng, ta sẽ tiến hành việc xây dựng các cột mục sổ thụ lý gồm “Tên vụ án”, “Tội danh”...sao cho dễ nhập dữ liệu, dễ trích xuất dữ liệu và đảm bảo đầy đủ các thông tin.

Hình ảnh mô tả các cột thông tin

- Nhìn vào trang tính có thể theo dõi được tiến độ hoàn thành công việc của mỗi Kiểm sát viên, tổng số án thụ lý điều tra của đơn vị cũng như của mỗi Kiểm sát viên, số lượng án đang kiểm sát điều tra, đã kết thúc điều tra của mỗi Kiểm sát viên; số lượng bị can của mỗi vụ án, tội danh... Đối với các vụ án đang trong giai đoạn điều tra thì ở cột “Trạng thái” sẽ thể hiện “Đang thực hiện” và toàn bộ hàng ngang sẽ có màu xanh dương còn nếu đã kết thúc điều tra cột “Trạng thái” sẽ thể hiện “Hoàn thành” và toàn bộ hàng ngang sẽ chuyển thành màu tím. Theo đó đối với Lãnh đạo việc theo dõi, chỉ đạo điều hành sẽ sát sao hơn, còn đối với cán bộ thống kê tổng hợp có thể nhìn vào biểu nội dung này để có thể trích xuất được số liệu thống kê như tổng số bị can, số vụ án đối với từng tội danh, số bị can của từng tội danh....

Hình ảnh: mô tả trạng thái đối với các vụ án

Đối với Bảng tính do bản thân xây dựng gồm 15 cột A, B, C, D... tương ứng với tên từng cột như số thứ tự, tên vụ án, tội danh... như bảng trên. Trong đó các cột gồm “Tên vụ án”, “Tội danh” “Điều luật”, “Số bị can”, “Loại tội”, “Kiểm sát viên”, “Lãnh đạo ký”, “Ngày khởi tố”, “Ngày hết hạn tạm giam” “Ngày kết thúc điều tra” được Kiểm sát viên hoặc cán bộ giúp việc nhập thủ công.

Để thuận tiện hơn, thống nhất hơn và phục vụ việc trích xuất dữ liệu các cột “Loại tội”, “Kiểm sát viên”, “Lãnh đạo ký” có thể tạo danh sách lựa chọn. VD: ở cột “Loại tội” có thể tạo danh sách lựa chọn tội ít nghiêm trọng “Ít NT”, tội nghiêm trọng “NT”, tội rất nghiêm trọng “Rất NT” và tội đặc biệt nghiêm trọng “ĐBNT” bằng cách vào thanh công cụ DATA chọn Data Validation, trong phần “settings” click chuột vào ô “Source” nhập vào “Ít NT;NT;Rất NT;ĐBNT”. Tương tự cho cột “Kiểm sát viên”, “Lãnh đạo ký” thao tác được minh họa bằng hình ảnh phía dưới.

 Hình ảnh: thao tác tạo công thức cho cột loại tội

Đối với cột “Ngày hết hạn điều tra” (cột J)thì sẽ xây dựng hàm tính như sau: click vào ô phía dưới “Ngày hết hạn điều tra” và nhập công thức =IFS(F9="Ít NT";EDATE(I9;2);F9="NT";EDATE(I9;3);F9="Rất NT";EDATE(I9;4) F9="ĐBNT";EDATE(I9;4)). Trong đó, nếu vụ án thuộc tội ít nghiêm trọng thì thời hạn điều tra là 2 tháng, tội nghiêm trọng là 3 tháng, rất nghiêm trọng là 4 tháng tương ứng với số 2, 3, 4 trong công thức trên. F9, I9 là số thứ tự cột và hàng của vụ án đầu tiên mình xây dựng công thức.

Hình ảnh minh họa công thức trên

Đối với cột “Trạng thái” để dễ dàng phân biệt theo dõi thì nếu vụ án đã kết thúc điều tra thì trạng thái sẽ tự động chuyển thành “Hoàn thành” và tự động chuyển sang màu tím. Nếu đang ở giai đoạn điều tra thì trạng thái sẽ tự động cập nhật “Đang thực hiện” và có màu xanh dương. Để có được như vậy ta sử dụng công thức =IFS(N:N trong đó N:N ứng với cột “Ngày kết thúc điều tra” và J:J ứng với cột “Ngày hết hạn điều tra”. Đối với cột “Ngày kết thúc điều tra, nếu như chưa kết thúc điều tra thì nhập thủ công “chưa” vào cột và nếu cơ quan điều tra đề nghị truy tố thì nhập ngày nhận hồ sơ đề nghị truy tố vào cột “Ngày kết thúc điều tra”. Để phân biệt án đã kết thúc điều tra và đang điều tra ta sử dụng màu tím và màu xanh dương để phân biệt (tùy người sử dụng chọn màu) và thực hiện như sau: Bôi đen toàn bộ trang tính (Ctrl+A) sau đó ở thanh công cụ chọn Home chọn Conditional Formating (được khoanh đỏ như hình ảnh), chọn New rule rồi chọn Use a fomula... (dòng cuối trong hình) sau đó click chuột vào ô dưới phần “Fomat values where this fomula is true” rồi click chuột vào ô trống ngay dưới ô “Trạng thái ở bảng” sau đó tiếp tục click vào ô “K9” ở trang exel sau đó nhấn nút F4 trên bàn phím 2 lần để cố định công thức và nhập tiếp =“Hoàn thành” sau đó click vào fomat sẽ hiện ra bảng Fomat cells, tiếp tục chọn font và chọn màu ở ô COLOR (Trong bảng cá nhân xây dựng là màu tím). Tương tự sẽ thực hiện với án đang điều tra thì sẽ thay “Hoàn thành” bằng “Đang thực hiện” minh họa bằng hình ảnh dưới đây.

Hình ảnh minh họa cho công thức trên

Đối với cột “Thời hạn tạm giam còn lại” và “Thời hạn điều tra còn lại” khi nhập dữ liệu vào cột “Ngày khởi tố” và “Ngày hết hạn tạm giam” thì 02 cột này sẽ tự động tính toán số ngày còn lại bằng cách xây dựng công thức =MAX(0;L:L-TODAY()) hoặc =MAX(0;J:J-TODAY()) trong đó L:L và J:J là “Ngày hết hạn điều tra” và “Ngày hết hạn tạm giam”. Để nhằm cảnh báo về thời hạn tạm giam, thời hạn điều tra còn lại ta đặt cảnh báo bằng cách chọn màu nếu thời hạn còn lại dưới 11 ngày và vụ án chưa kết thúc điều tra thì số ngày còn lại sẽ chuyển thành màu đỏ ta thực hiện tương tự như trên trong đó thay K9 bằng M9 hoặc O9, thay =“Hoàn thành” thành “<=10” và thực hiện tương tự như trên.

Để tính toán tổng số lượng án đơn vị thụ lý, số vụ án mỗi kiểm sát viên thụ lý, số vụ án đã kết thúc điều tra, đang điều tra như hình ảnh dưới đây ta áp dụng những công thức như sau:

Để tính tổng số án KSĐT của đơn vị sử dụng công thức =COUNTA(B:B)-1 trong đó B:B là cột “Tên vụ án” có thể thay bằng cột “Kiểm sát viên”... Sở dĩ xuất hiện “-1” là do đây là hàm đếm số lần xuất hiện các giá trị và cột B đã xuất hiện dòng “tên vụ án” 1 lần nên phải trừ đi 1. Để tính số lượng án của mỗi Kiểm sát viên sử dụng công thức =COUNTIFS(G:G;"Đc Hiền") trong đó G:G là cột “Kiểm sát viên”, “Đc Hiền” là kiểm sát viên thụ lý mà mình cần tính số lượng án của Kiểm sát viên này thụ lý. Để tính số lượng án đang điều tra của mỗi Kiểm sát viên ta sử dụng công thức =COUNTIFS(G:G;"Đc Ngân";K:K;"Đang thực hiện") trong đó G:G là cột “Kiểm sát viên”, K:K là cột “”Trạng thái” và ở đây đối với án đang điều tra ta chọn trạng thái “Đang thực hiện”, để tính số lượng án đã kết thúc điều tra ta thay “Đang thực hiện” bằng “Hoàn thành”.

Hình ảnh minh họa cho công thức trên

Ở sheet (trang) giai đoạn truy tố cũng được thực hiện tương tự như ở sheet giai đoạn điều tra trong đó, các cột “Tên vụ án”, “Tội danh”, “Điều luật”, “Ngày đề nghị truy tố” sẽ tự động cập nhật khi Kiểm sát viên cập nhật ở giai đoạn điều tra.

Đưa phần mềm Exel lên google trang tính

Sau khi xây dựng xong các công thức ở phần mềm Exel ta có thể đưa phần mềm lên google trang tính để tất cả các Kiểm sát viên, Lãnh đạo có thể theo dõi hoặc cập nhật các thông tin bằng cách thực hiện như sau:

Vào đường Link https://docs.google.com/spreadsheets chọn “thêm trang tính mới” (Dấu + ở góc phải màn hình) chọn vào “Tệp” sau đó chọn “Mở” và thêm trang tính vừa tạo ở phần mềm Exel lên bằng cách nhấn vào “Tải lên”.

Việc phân quyền chỉnh sửa, bình luận, xem

Trong giao diện làm việc của Google Sheets, chúng ta bấm vào nút “Chia Sẻ” ở góc phải trên cùng trang web (đã được đánh dấu bằng ô màu đỏ ở hình minh họa) để có thể chia sẻ, thêm tài khoản khác cùng làm việc trên 1 trang tính. Sau khi bấm nút “Chia sẻ” thì cửa sổ thiết lập chia sẻ (Share with others) sẽ hiện ra như dưới hình ảnh dưới đây.

Hình ảnh minh họa: Thao tác của người được chia sẻ trên google sheet

Sau khi hiện ra như hình trên, để phân quyền cho tài khoản (user) thì nhập ID gmail của tài khoản đó vào ô trống. Sau khi nhập, chúng ta có thể tùy chỉnh thao tác được phép của người được chia sẻ, có thể xem, chỉnh sửa theo dõi dễ dàng bất kỳ đâu bằng các thiết bị điện tử thông minh như Laptop, Điện thoại di động, Ipad... nếu có kết nối bằng Internet.

Ứng dụng biểu bảng trong công tác báo cáo thống kê

- Để lấy số liệu phục vụ các kỳ thống kê ta sử dụng các hàm ở Exel như sau:

+ Đối với việc tính số lượng án hình sự đơn vị thụ lý đã trình bày ở trên.

+ Đối với việc thống kê số bị can của đơn vị ta sử dụng hàm  =SUM(E9:E115)

+ Đối với việc thống kê số liệu số bị can của mỗi tội danh ta sử dụng công thức =SUMIF(D:D;249;E:E) trong đó D:D là cột “Điều luật”, “249” là điều luật tương ứng mình đã nhập “E:E” là cột “Số bị can”. Tương tự thực hiện với các điều luật khác khi thay thế 249 bằng 251, 321, 173....

+ Đối với việc thống kê số vụ án theo từng tội danh ta dùng công thức =COUNTIF(D:D;249) trong đó D:D là cột “Điều luật”, “249” là tội “Tàng trữ trái phép chất ma túy”. Tương tự thực hiện với các điều luật khác khi thay thế 249 bằng 251, 321, 173....

Exel là một trong những ứng dụng được áp dụng rộng rãi và phổ biến hiện nay. Việc ứng dụng Exel hay Google trang tính đã được bản thân sử dụng có hiệu quả trong công tác trích xuất số liệu báo cáo, thống kê đồng thời giúp Lãnh đạo quản lý sát sao về tiến độ THQCT và kiểm sát điều tra của Kiểm sát viên trong đơn vị.