Ứng dụng công nghệ thông tin tại Phòng Tổ chức cán bộ Viện KSND tỉnh
Tiếp tục thực hiện Kế hoạch của VKSND tối cao, VKSND tỉnh về thực hiện việc
ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số; năm 2024 Phòng 15 xây dựng
chương trình ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số với nhiều biện pháp, cách làm nhằm tăng cường ứng
dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác chuyên môn. Qua đó đã đạt được một số
kết quả:
Thứ nhất, tổ chức quán triệt kế hoạch, chương trình
công tác, xây dựng báo cáo quý của Phòng bằng trình chiếu slide, xây dựng sơ đồ
cây
Thực hiện Hướng dẫn số 02/HD-VKSTC ngày 02/01/2024 của VKSND
tối cao về thực hiện công tác tổ chức cán bộ năm 2024, Kế hoạch số 2555/KH-VKS
ngày 29/12/2023 của Viện KSND tỉnh Nghệ An về thực hiện công tác trọng tâm năm
2024 và Chương trình số 128/Ctr-VKS ngày 18/01/2024 về công tác tổ chức cán bộ
năm 2024 của Viện KSND tỉnh Nghệ An, Phòng Tổ chức cán bộ đã xây dựng Chương
trình công tác của đơn vị năm 2024.
Trên cơ sở đó, bộ phận tổng
hợp đã tham mưu Lãnh đạo Phòng xây dựng sơ đồ cây về nhiệm vụ công tác để triển
khai cho từng công chức trong Phòng. Việc sơ đồ hóa giúp công chức nắm rõ được
nội dung công việc được phân công và thời gian thực hiện, từ đó đề ra được kế
hoạch triển khai phù hợp và thực hiện chỉ tiêu công tác hiệu quả.
Ngoài ra, sau khi xây dựng báo cáo quý I năm 2024, Phòng đã
tiến hành họp để khái quát kết quả thực hiện công tác quý I, triển khai công
tác quý II bằng hình thức trình chiếu slide PowerPoint.
Xây
dựng sơ đồ tư duy trong việc triển khai Chương trình công tác của Phòng Tổ chức
cán bộ năm 2024
Tổ
chức sơ kết quý I và triển khai công tác quý II bằng slide PowerPoint
Thứ hai, tích cực nghiên cứu và sử dụng có hiệu quả
các ứng dụng công nghệ để nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc
Một trong những biện pháp thiết thực để tăng cường ứng dụng
công nghệ vào phục vụ công tác chuyên môn nghiệp vụ là tích cực nghiên cứu và
tăng cường sử dụng các phần mềm, ứng dụng thông dụng trên máy tính, điện thoại
để phục vụ công tác chuyên môn nghiệp vụ.
Chẳng hạn, Phòng Tổ chức cán bộ thường xuyên tham mưu cho
Lãnh đạo Viện ban hành các quyết định liên quan đến chế độ, chính sách của công
chức, người lao động Viện KSND hai cấp như các quyết định về nâng lương thường
xuyên, nâng lương trước hạn, nghỉ phép hoặc các quyết định điều động, bổ nhiệm…
Với số lượng quyết định lớn, cần đảm bảo độ chính xác cũng như nhanh chóng,
Phòng đã sử dụng chức năng trộn văn bản “Start Mail Merge” trong
Microsoft Word kết hợp với Microsoft Excel.
Thường xuyên sử dụng phần mềm Microsoft Excel để tạo lập các
danh sách công chức, người lao động Viện KSND hai cấp. Cụ thể: Sử dụng các hàm như
VLOOKUP, IF, DATE…. hoặc kết hợp các hàm trên với nhau để sử dụng dữ liệu tại 01
danh sách đã có sẵn, sau đó liên kết dữ liệu với danh sách mới, từ đó việc tạo
lập được nhanh chóng, chính xác.
Sử
dụng chức năng trộn văn bản “Start Mail Merge”
Sử
dụng các hàm trong Excel
Công
chức Phòng 15 còn sử dụng các ứng dụng trên điện thoại di động để quét (scan) các
văn bản nhằm giảm thiểu thời gian công tác.
Sử
dụng chức năng quét tài liệu, quét văn bản trên điện thoại di động
Bên cạnh đó, trong trường hợp cần tổng hợp số liệu của các
Phòng, các Viện KSND cấp huyện gấp, số liệu, dữ liệu báo cáo không liên quan đến
việc bảo mật, bí mật Nhà nước, Phòng đã sử dụng chức năng Google trang tính, sau
đó chia sẻ quyền truy cập đến cho cán bộ tổng hợp các đơn vị để tiến hành nhập
dữ liệu trực tiếp vào bảng thống kê, giúp việc tổng hợp số liệu nhanh chóng, tiết
kiệm thời gian.
Phòng cũng triển khai tạo lập nhóm Zalo giữa Phòng 15 và cán
bộ tổng hợp các các Phòng thuộc Viện KSND tỉnh và Viện KSND cấp huyện. Trường hợp
cần yêu cầu thực hiện báo cáo, Phòng sẽ thông báo việc cần làm trên nhóm trước
cho các đơn vị thực hiện rồi gửi văn bản yêu cầu thực hiện ngay khi Lãnh đạo
ký.
Thứ ba, tiếp tục thực hiện có hiệu quả các phần mềm do
Viện KSND tối cao triển khai
Hiện Phòng Tổ chức cán bộ đang sử dụng các phần mềm do Viện
KSND tối cao triển khai như: Hệ thống quản lý văn bản và điều hành; Hệ thống
thư điện tử công vụ; Phần mềm quản lý nhân sự trong ngành KSND; Phần mềm thống
kê do Bộ Nội vụ quản lý.
Quá trình thực hiện, Lãnh đạo, công chức trong phòng chủ động
nghiên cứu để sử dụng có hiệu quả các phần mềm do Viện KSND tối cao triển khai.
Trong đó, toàn bộ văn bản đủ điều kiện đều được công chức trình Lãnh đạo Phòng
ký số hoặc trình Lãnh đạo Phòng duyệt, trình Lãnh đạo Viện ký số để chuyển đến
các đơn vị trong Ngành.
Việc thực hiện các phần mềm của tối cao giúp hạn chế sử dụng
văn bản giấy, tiết kiệm thời gian, kinh phí, giúp lãnh đạo dễ dàng triển khai
văn bản đến công chức trong Phòng và theo dõi được tiến độ giải quyết.
Công
chức thực hiện việc nhập dữ liệu vào phần mềm báo cáo thống kê ngành nội vụ, việc
nhập, trình duyệt, trình ký, gửi báo cáo đến Viện KSND tối cao được thực hiện hoàn
toàn trên phần mềm
Lãnh
đạo Phòng thực hiện việc ký số các văn bản
Thứ tư, tích cực tham gia các cuộc tập huấn về chuyển
đổi số, ứng dụng công nghệ công tin và tổ chức các cuộc tập huấn, cuộc thi có ứng
dụng công nghệ thông tin
Một trong những yêu cầu của Phòng là đòi hỏi lãnh đạo, công
chức thường xuyên trau dồi, nâng cao trình độ công nghệ thông tin. Do đó, lãnh
đạo, công chức trong Phòng tích cực tham gia các cuộc tập huấn về công nghệ
thông tin do Viện KSND tỉnh tổ chức. Cụ thể, năm 2023, 01 đồng chí lãnh đạo và
01 đồng chí công chức của phòng đã hoàn thành cuộc tập huấn về chuyển đổi số
trên nền tảng Onetouch do Viện KSND tỉnh phối hợp tổ chức.
Ngoài ra, để ứng dụng công nghệ thông tin vào thực việc công
việc chuyên môn nghiệp vụ, Phòng đã tham mưu tổ chức các cuộc thi, cuộc tập huấn
có ứng dụng công nghệ thông tin. Cụ thể, năm 2023, Phòng đã tham mưu tổ chức 01
cuộc tập huấn dưới hình thức trực tuyến đến 21 điểm cầu Viện KSND cấp huyện và
việc tập huấn được thực hiện dưới dạng thuyết trình kết hợp trình chiếu slide PowerPoint.
Theo kế hoạch năm 2024, Phòng tiếp tục tham mưu tổ chức các cuộc thi và cuộc tập
huấn, trong đó tháng 5/2024 tổ chức 01 cuộc thi trắc nghiệm trực tuyến và tháng
8/2024 tổ chức 01 cuộc tập huấn trực tuyến dưới hình thức nghiên cứu quy định
pháp luật và trả lời câu hỏi (Theo Kế hoạch của VKSND tỉnh).
Công
chức trong phòng tham gia tập huấn chương trình về chuyển đối số
Tổ
chức tập huấn dưới hình thức trực tuyến kết hợp giữa thuyết trình và trình chiếu
PowerPoint
Thứ năm, công chức trong phòng chủ động trong việc thiết
kế market phục vụ các Hội nghị do phòng tham mưu tổ chức hoặc các cuộc họp do
đoàn thể công chức là thành viên
Với chức năng, nhiệm vụ, Phòng 15 thường xuyên phải tham mưu
Ban cán sự đảng, Lãnh đạo Viện về việc triển khai các văn bản của Viện KSND tối
cao, các hội nghị lấy phiếu tín nhiệm, các buổi lễ trao quyết định, lễ gặp mặt….
Công chức trong phòng chủ động phối hợp với công chức Văn phòng tổng hợp để thiết
kế market trên phần mềm PowerPoint để trình chiếu phục vụ Hội nghị, đảm bảo đầy
đủ nội dung chương trình.
Ngoài ra, với vai trò là Đoàn viên Chi đoàn thanh niên, công
chức trong phòng nghiên cứu các phần mềm chỉnh sửa hình ảnh để trực tiếp thiết
kế maket phục vụ các buổi lễ, hội nghị, phong trào của chi đoàn…
Một
số market do công chức trong phòng xây dựng
|
Tổ tuyên truyền
Phòng 15 Viện KSND tỉnh Nghệ An
|