Thứ nhất, tổ chức quán triệt kế hoạch, chương trình công tác, xây dựng báo cáo quý của Phòng bằng trình chiếu slide, xây dựng sơ đồ cây

Thực hiện Hướng dẫn số 02/HD-VKSTC ngày 02/01/2024 của VKSND tối cao về thực hiện công tác tổ chức cán bộ năm 2024, Kế hoạch số 2555/KH-VKS ngày 29/12/2023 của Viện KSND tỉnh Nghệ An về thực hiện công tác trọng tâm năm 2024 và Chương trình số 128/Ctr-VKS ngày 18/01/2024 về công tác tổ chức cán bộ năm 2024 của Viện KSND tỉnh Nghệ An, Phòng Tổ chức cán bộ đã xây dựng Chương trình công tác của đơn vị năm 2024.

Trên cơ sở đó, bộ phận tổng hợp đã tham mưu Lãnh đạo Phòng xây dựng sơ đồ cây về nhiệm vụ công tác để triển khai cho từng công chức trong Phòng. Việc sơ đồ hóa giúp công chức nắm rõ được nội dung công việc được phân công và thời gian thực hiện, từ đó đề ra được kế hoạch triển khai phù hợp và thực hiện chỉ tiêu công tác hiệu quả.

Ngoài ra, sau khi xây dựng báo cáo quý I năm 2024, Phòng đã tiến hành họp để khái quát kết quả thực hiện công tác quý I, triển khai công tác quý II bằng hình thức trình chiếu slide PowerPoint.

Xây dựng sơ đồ tư duy trong việc triển khai Chương trình công tác của Phòng Tổ chức cán bộ năm 2024

Tổ chức sơ kết quý I và triển khai công tác quý II bằng slide PowerPoint

Thứ hai, tích cực nghiên cứu và sử dụng có hiệu quả các ứng dụng công nghệ để nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc

Một trong những biện pháp thiết thực để tăng cường ứng dụng công nghệ vào phục vụ công tác chuyên môn nghiệp vụ là tích cực nghiên cứu và tăng cường sử dụng các phần mềm, ứng dụng thông dụng trên máy tính, điện thoại để phục vụ công tác chuyên môn nghiệp vụ.

Chẳng hạn, Phòng Tổ chức cán bộ thường xuyên tham mưu cho Lãnh đạo Viện ban hành các quyết định liên quan đến chế độ, chính sách của công chức, người lao động Viện KSND hai cấp như các quyết định về nâng lương thường xuyên, nâng lương trước hạn, nghỉ phép hoặc các quyết định điều động, bổ nhiệm… Với số lượng quyết định lớn, cần đảm bảo độ chính xác cũng như nhanh chóng, Phòng đã sử dụng chức năng trộn văn bản “Start Mail Merge” trong Microsoft Word kết hợp với Microsoft Excel.

Thường xuyên sử dụng phần mềm Microsoft Excel để tạo lập các danh sách công chức, người lao động Viện KSND hai cấp. Cụ thể: Sử dụng các hàm như VLOOKUP, IF, DATE…. hoặc kết hợp các hàm trên với nhau để sử dụng dữ liệu tại 01 danh sách đã có sẵn, sau đó liên kết dữ liệu với danh sách mới, từ đó việc tạo lập được nhanh chóng, chính xác.

Sử dụng chức năng trộn văn bản “Start Mail Merge”

Sử dụng các hàm trong Excel

          Công chức Phòng 15 còn sử dụng các ứng dụng trên điện thoại di động để quét (scan) các văn bản nhằm giảm thiểu thời gian công tác.

Sử dụng chức năng quét tài liệu, quét văn bản trên điện thoại di động

Bên cạnh đó, trong trường hợp cần tổng hợp số liệu của các Phòng, các Viện KSND cấp huyện gấp, số liệu, dữ liệu báo cáo không liên quan đến việc bảo mật, bí mật Nhà nước, Phòng đã sử dụng chức năng Google trang tính, sau đó chia sẻ quyền truy cập đến cho cán bộ tổng hợp các đơn vị để tiến hành nhập dữ liệu trực tiếp vào bảng thống kê, giúp việc tổng hợp số liệu nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.

Phòng cũng triển khai tạo lập nhóm Zalo giữa Phòng 15 và cán bộ tổng hợp các các Phòng thuộc Viện KSND tỉnh và Viện KSND cấp huyện. Trường hợp cần yêu cầu thực hiện báo cáo, Phòng sẽ thông báo việc cần làm trên nhóm trước cho các đơn vị thực hiện rồi gửi văn bản yêu cầu thực hiện ngay khi Lãnh đạo ký.

Thứ ba, tiếp tục thực hiện có hiệu quả các phần mềm do Viện KSND tối cao triển khai

Hiện Phòng Tổ chức cán bộ đang sử dụng các phần mềm do Viện KSND tối cao triển khai như: Hệ thống quản lý văn bản và điều hành; Hệ thống thư điện tử công vụ; Phần mềm quản lý nhân sự trong ngành KSND; Phần mềm thống kê do Bộ Nội vụ quản lý.

Quá trình thực hiện, Lãnh đạo, công chức trong phòng chủ động nghiên cứu để sử dụng có hiệu quả các phần mềm do Viện KSND tối cao triển khai. Trong đó, toàn bộ văn bản đủ điều kiện đều được công chức trình Lãnh đạo Phòng ký số hoặc trình Lãnh đạo Phòng duyệt, trình Lãnh đạo Viện ký số để chuyển đến các đơn vị trong Ngành.

Việc thực hiện các phần mềm của tối cao giúp hạn chế sử dụng văn bản giấy, tiết kiệm thời gian, kinh phí, giúp lãnh đạo dễ dàng triển khai văn bản đến công chức trong Phòng và theo dõi được tiến độ giải quyết.

Công chức thực hiện việc nhập dữ liệu vào phần mềm báo cáo thống kê ngành nội vụ, việc nhập, trình duyệt, trình ký, gửi báo cáo đến Viện KSND tối cao được thực hiện hoàn toàn trên phần mềm

Lãnh đạo Phòng thực hiện việc ký số các văn bản

Thứ tư, tích cực tham gia các cuộc tập huấn về chuyển đổi số, ứng dụng công nghệ công tin và tổ chức các cuộc tập huấn, cuộc thi có ứng dụng công nghệ thông tin

Một trong những yêu cầu của Phòng là đòi hỏi lãnh đạo, công chức thường xuyên trau dồi, nâng cao trình độ công nghệ thông tin. Do đó, lãnh đạo, công chức trong Phòng tích cực tham gia các cuộc tập huấn về công nghệ thông tin do Viện KSND tỉnh tổ chức. Cụ thể, năm 2023, 01 đồng chí lãnh đạo và 01 đồng chí công chức của phòng đã hoàn thành cuộc tập huấn về chuyển đổi số trên nền tảng Onetouch do Viện KSND tỉnh phối hợp tổ chức.

Ngoài ra, để ứng dụng công nghệ thông tin vào thực việc công việc chuyên môn nghiệp vụ, Phòng đã tham mưu tổ chức các cuộc thi, cuộc tập huấn có ứng dụng công nghệ thông tin. Cụ thể, năm 2023, Phòng đã tham mưu tổ chức 01 cuộc tập huấn dưới hình thức trực tuyến đến 21 điểm cầu Viện KSND cấp huyện và việc tập huấn được thực hiện dưới dạng thuyết trình kết hợp trình chiếu slide PowerPoint. Theo kế hoạch năm 2024, Phòng tiếp tục tham mưu tổ chức các cuộc thi và cuộc tập huấn, trong đó tháng 5/2024 tổ chức 01 cuộc thi trắc nghiệm trực tuyến và tháng 8/2024 tổ chức 01 cuộc tập huấn trực tuyến dưới hình thức nghiên cứu quy định pháp luật và trả lời câu hỏi (Theo Kế hoạch của VKSND tỉnh).

Công chức trong phòng tham gia tập huấn chương trình về chuyển đối số

Tổ chức tập huấn dưới hình thức trực tuyến kết hợp giữa thuyết trình và trình chiếu PowerPoint

Thứ năm, công chức trong phòng chủ động trong việc thiết kế market phục vụ các Hội nghị do phòng tham mưu tổ chức hoặc các cuộc họp do đoàn thể công chức là thành viên

Với chức năng, nhiệm vụ, Phòng 15 thường xuyên phải tham mưu Ban cán sự đảng, Lãnh đạo Viện về việc triển khai các văn bản của Viện KSND tối cao, các hội nghị lấy phiếu tín nhiệm, các buổi lễ trao quyết định, lễ gặp mặt…. Công chức trong phòng chủ động phối hợp với công chức Văn phòng tổng hợp để thiết kế market trên phần mềm PowerPoint để trình chiếu phục vụ Hội nghị, đảm bảo đầy đủ nội dung chương trình.

Ngoài ra, với vai trò là Đoàn viên Chi đoàn thanh niên, công chức trong phòng nghiên cứu các phần mềm chỉnh sửa hình ảnh để trực tiếp thiết kế maket phục vụ các buổi lễ, hội nghị, phong trào của chi đoàn…

Một số market do công chức trong phòng xây dựng