Hội nghị không giấy là một trong những cải tiến hiệu quả trong thời kỳ tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số hiện nay. Đối với những hội nghị thông thường, ban tổ chức cần chuẩn bị tài liệu giấy gây lãng phí, tốn nhiều thời gian, nhân lực và dễ xảy ra thiết sót, nhầm lẫn. Còn đối với hội nghị không giấy, thông qua mã QR code được cung cấp từ ban tổ chức, các đại biểu tham gia sẽ dùng điện thoại thông minh, máy tính bảng để truy cập, xem và tải tài liệu thuận tiện, nhanh chóng. Hiện nay, có rất nhiều ứng dụng, phần mềm cho phép tạo phòng họp không giấy, hội nghị không giấy đem lại nhiều tiện ích. Viện KSND thị xã Hoàng Mai chia sẻ đến các đồng chí cách chuẩn bị file tài liệu cho Hội nghị không giấy và QR code đơn giản từ Google Drive.

Bước 1: Chuẩn bị tài liệu cho Hội nghị

Bước 2: Sử dụng Google Drive để lưu trữ các file tài liệu Hội nghị

Các đồng chí truy cập drive.google.com, đăng nhập tài khoản Gmail, tạo thư mục tài liệu cho Hội nghị: chọn Mới > Thư mục mới. Sau đó, trong Thư mục đã tạo, các đồng chí tải các file tài liệu.

Nhấp chuột vào dấu ba chấm ở tên Thư mục > chọn Chia sẻ. Trong hộp thoại, thay đổi quyền truy cập chung thành Bất kỳ ai có đường liên kết.

Bước 4: Tạo QR code dẫn đến tài liệu Hội nghị

Hiện nay, có nhiều trang web trực tuyến hỗ trợ tạo mã QR code miễn phí. Hoặc đơn giản hơn, có thể sử dụng ứng dụng Zalo để tạo QR code như sau:

Trong hộp thoại trên, chọn Sao chép đường liên kết > truy cập qr.zalo.me > nhập đường dẫn website, sau đó chỉnh sửa QR code và tải về.

Các đồng chí cung cấp mã QR code cho đại biểu tham dự Hội nghị bằng cách in mã lên giấy mời, thẻ đại biểu hoặc trình chiếu trên màn hình trước khi bắt đầu Hội nghị. Đại biểu sử dụng điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng để quét mã QR code, truy cập và khai thác tài liệu. In mã QR code lên giấy mời cũng là biện pháp để cung cấp tài liệu cho đại biểu nghiên cứu trước khi Hội nghị diễn ra.

Hình ảnh đại biểu quét mã QR code để truy cập tài liệu tại Đại hội Công đoàn Viện KSND thị xã Hoàng Mai

Viện KSND thị xã Hoàng Mai đã ứng dụng giải pháp trên trong Đại hội Công đoàn và đạt hiệu quả. Hy vọng giải pháp mà đơn vị chia sẻ giúp ích được cho các đồng chí trong quá trình công tác./.