Trong năm 2023, Viện KSND hai cấp của tỉnh Nghệ An đều xác định nhiệm vụ “Nâng cao kỹ năng về trình bày văn bản” là một trong những nhiệm vụ thực hiện thường xuyên. Để thực hiện tốt nhiệm vụ này , Viện KSND huyện Quỳnh Lưu đã tổ chức một buổi hướng dẫn kỹ năng về trình bày văn bản tại đơn vị, đồng thời quá trình thực hiện cán bộ, công chức luôn nghiêm túc nghiên cứu các nguồn như sách, báo, mạng Internet và thường xuyên chia sẻ, học hỏi lẫn nhau. Từ thực tiễn công tác, đơn vị xin chia sẻ một số thao tác trong Microsoft Word nhằm hỗ trợ các đồng chí trong trình bày văn bản và sử dụng phần mềm được tốt hơn.

Trình bày các phần chính trong văn bản

Để trình bày phần Quốc hiệu và Tiêu ngữ; Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; Số, ký hiệu của văn bản; Địa danh và thời gian ban hành văn bản đúng quy định, cân đối, khoa học, xin chia sẻ đến các đồng chí cách trình bày sau:

Vào Insert → Chọn Table → Kẻ bảng gồm 2 ô dọc và 2 ô ngang → Điền nội dung vào bảng như dưới đây → Chọn toàn bộ bảng → Layout → Chọn Align Center (để căn giữa văn bản theo chiều ngang và chiều dọc ô).

Để ẩn dòng kẻ của bảng các đồng chí chọn toàn bộ bảng → Design → Borders → No Borders (để ẩn dòng kẻ của bảng).

Để trình bày phần Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; Nơi nhận các đồng chí cũng kẻ bảng và thực hiện tương tự.

Cách chọn và in khổ giấy A4

Một số văn bản, tuy các đồng chí đã căn lề theo đúng quy định nhưng khi in ra độ rộng của lề bị lớn hơn so với cài đặt, nguyên nhân ở đây là do chưa chọn đúng khổ giấy. Có một số cách để khắc phục như sau:

Cách 1: Ấn tổ hợp phím Ctrl + P hoặc chọn File → Print → Tại More Paper Size chọn A4.

Cách 2: Chọn Layout → Mở mục Page Setup → Trong hộp thoại Page Setup chọn thẻ Paper → Trong mục Paper Size chọn A4.

Cách in giấy hai mặt không phải nhập thủ công số thứ tự từng trang

Thông thường, đối với máy in chỉ in được một mặt chúng ta sẽ chọn thủ công các trang lẻ, hoặc chẵn như 1,3,5,7,9… sau đó đặt lại giấy và chọn in 10,8,6,4,2. Nếu văn bản dài 30, 40 trang giấy, việc chọn in thủ công rất mất thời gian và dễ nhầm lẫn. Để chọn in các trang lẻ, chẵn, các đồng chí thao tác như sau:

Chọn File → Print → Tại mục Print All Pages chọn Only Print Odd Pages (nghĩa là: “Chỉ in các trang lẻ”)/ Only Print Even Pages (nghĩa là: “Chỉ in các trang chẵn”) → Chọn lệnh in (Print). Đối với mặt giấy còn lại, chọn Only Print Even Pages hoặc Only Print Odd Pages (nếu mặt trước chọn Only Print Odd Pages thì mặt sau chọn Only Print Even Pages và ngược lại); Tại ô Page nhập số từ trang cuối về trang đầu.

Ví dụ: với văn bản 39 trang, mặt giấy thứ nhất chọn File → Print → Print All Pages → Only Print Odd Pages → Chọn lệnh in (Print). Tại mặt giấy thứ hai, bỏ trang 39 ra rồi đặt lại phần giấy đã in một mặt vào máy (không cần sắp xếp lại thứ tự trang) rồi chọn Only Print Even Pages, tại ô Page nhập “39-1” → Chọn lệnh in (Print).

Cách tăng, giảm khoảng cách các chữ trong văn bản

Trong trường hợp một đoạn văn dài có một hoặc hai chữ xuống dòng cuối cùng gây mất thẩm mỹ, các đồng chí có thể thao tác như sau để giảm khoảng cách giữa các chữ cái nhằm đưa chữ riêng lẻ lên:

Chọn toàn bộ đoạn văn bản → Ấn tổ hợp phím Ctrl + D  hoặc vào Home chọn Font → Tại hộp thoại Font chọn thẻ Advanced → Tại Spacing, mục By nếu tích vào ▲ sẽ giãn khoảng cách các chữ, nếu tích vào ▼ sẽ giảm khoảng cách các chữ.

Ví dụ:

Cách chuyển từ định dạng Word sang PDF và ngược lại

Để chuyển từ định dạng Word sang PDF nhanh nhất (phục vụ chuyển văn bản lên Hệ thống Văn bản điều hành để trình Lãnh đạo kí số), các đồng chí thao tác như sau:

Chọn File → Save As → Browse (để mở và chọn vị trí lưu tệp) → Tại mục Save as type chọn PDF → Save.

Để chuyển từ định dạng PDF sang Word nhanh nhất (phục vụ chuyển các đề cương báo cáo ở định dạng PDF…), các đồng chí thao tác như sau:

Chọn File → Open → Browse (để mở vị trí lưu và chọn tệp PDF) → Chọn tệp PDF muốn chuyển đổi → Open.

Lưu ý: các bản PDF mờ, chất lượng kém, chữ nhỏ khi chuyển đổi sẽ gặp lỗi chính tả và phông chữ.

Trên đây là một số chia sẻ nhỏ về kinh nghiêmtrong việc trình bày văn bản và sử dụng Microsoft Word, mong sẽ hỗ trợ tốt các đồng nghiệp trong quá trình soạn thảo văn bản./.